FOLYAMATLEIRAST SEGITO MODSZERTANI AJANLAS

looneyvillestaticSoftware and s/w Development

Aug 15, 2012 (4 years and 4 months ago)

679 views











F
OLYAMATLEÍRÁST
S
EGÍTŐ
M
ÓDSZERTANI
A
JÁNLÁS







FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



2

A dokumentum az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében, az Államreform
Operatív Program támogatásával, az „Elektronikus közigazgatási keretrendszer”
tárgyú kiemelt projekt megvalósításának
részeként

készült. A dokumentum
elkészítésében részt vett:

FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



3

Metaadat
-
táblázat

Megnevezés

Leírás

Cím (dc:Title)

FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS

Kulcsszó

(dc:Subject)

Folyamatleírás; ajánlás; módszertan

Leírás
(dc:Description)

A dokumentum módszertani ajánlásokat tartalmaz a közigazgatási
folyamatok felméréséhez és a felmérés eredményének szöveges és
grafikus reprezentálásához. A módszertan alapján elkészült
dokumentumok a közigazgatási folyamatok SOA alapokra h
elyezésénél
lesznek felhasználva.

Típus (dc:Type)

Szöveg

Forrás (dc:Source)

-

Kapcsolat (dc:Relation)

Folyamatleírást Segítő
Gyakorlati Útmutató

Terület (dc:Coverage)

KOP
-
ok során megvalósuló projektek, központi IT fejlesztési projektek

Létrehozó
(dc:Creator)

e
-
Közigazgatási Keretrendszer Kialalkítása projekt

Kiadó (dc:Publisher)

MEH EKK

Résztvevő (dc:Contributor)

BME IK

Jogok (dc:Rights)

e
-
Közigazgatási Keretrendszer

Dátum (dc:Date)

2008.07.30.

Formátum (dc:Format)

Microsoft Word .doc,
elektronikus adathordozón

Azonosító (dc:Identifier)


Nyelv (dc:Language)

Magyar

Verzió (dc:Version)

V2

Státusz (State)

végleges

Fájlnév (FileName)


EKK_ekozig_folyamatleiras_modszertani_ajanlas_080730_V2
.doc

Méret (Size)


Ár (Price)

-

Felhasználási jogok (UserRights)

-

FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



4

Verziókövetési táblázat

A

dokumentum neve

FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS

A

dokumentum készítőjének neve

BME IK

A dokumentum jóváhagyójának neve


A

dokumentum készítésének dátuma

2008.07.30.

V
erziószám

V2

Ö
sszes oldalszám

119

A projekt azonosítója



Változáskezelés

Verzió

Dátum

A változás leírása

V1.1

2008.07.04

First draft

V1.2

2008.07.09

First
draft . szemlézett változat

V1.3

2008.07.14

Kiegészítések

V1.4

2008.07.18

Szerkezeti változtatások, kiegészítések

V1.5

2008.07.21.

Szemlézett változat

V1.6

2008.07 21.

Kiegészítések

V1.7

2008.07.22

Kiegészítések

V2

2008.07.30

MeH
-
nek átadott verzió.


FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



5

Szövegsablon

Megnevezés

Leírás

1. Előszó (Foreword)

1. fejezet

2. Bevezetés (Preamble)

2. fejezet

3. Alkalmazási terület (Scope)

2.1

fejezet

4. Rendelkező hivatkozások
E剥o敲敮捥sF


5. Fogalom
-
meghatározások
(Definitions)

13
.
fejezet

6. A szabvány egyedi tartalma
(UniqueContent)

1
.
-

fejezet

7. Bibliográfia

11
. fejezet

8. Rövidítésgyűjtemény

12
. fejezet

9. Fogalomtár

13
. fejezet

10. Ábrák

Folyószövegben

11. Képek

Folyószövegben

12. Fogalmak

A
13
. fejezet (Fogalomtár) tartalmazza a legfontosabb fogalmakat és
meghatározásukat.

13. Verzió

V1.7

14
. Mellékletek (Appendix)

10
. fejezet

FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



6

Tartalomjegyzék


1.

Előszó

................................
................................
................................
...............................

8

2.

Bevezetés

................................
................................
................................
.........................

8

2.1.

C
ÉLOK
,

ELVÁRÁSOK

................................
................................
................................
................................

9

2.2.

A
LAPELVEK

................................
................................
................................
................................
.............

9

2.3.

J
ELEN DOKUMENTUM TART
ALMA

................................
................................
................................
..........

10

3.

Folyamat meghatározási és fejlesztési szabványok, előírások

................................
.

16

3.1.

É
RETTSÉGI ÉS KÉPESSÉG
I MOD
ELLEK

................................
................................
................................
.....

17

3.2.

F
OLYAMAT TÍPUSOK ÉS F
OLYAMAT ALAPELEMEK

................................
................................
.................

18

3.3.

A

KÖZI
GAZGATÁSI FOLYAMATOK



TÍPUSOK ÉS FOLYAMAT


ELEMEK

................................
..................

19

4.

A folyamatleírás/azonosítás tervezése

................................
................................
........

22

4.1.

A

FELMÉRÉSI CÉL MEGHAT
ÁROZÁSA ÉS FORRÁSOK
FELTÁRÁSA

................................
............................

23

4.2.

A

RÉSZTVEVŐK
,

ÉRDEKELT FELEK AZO
NOSÍTÁSA

................................
................................
..................

25

4.3.

I
DŐ ÉS ERŐFORRÁS TERV
EZÉS

................................
................................
................................
................

26

5.

Az információgyűjtés

................................
................................
................................
...

27

5.1.

A

VONATKOZÓ JOGSZABÁLY
OK AZONOSÍTÁSA ÉS FE
LDOLGOZÁSA

................................
........................

2
8

5.2.

D
OKUMENTUMOK ÁTVIZSGÁ
LÁSA

................................
................................
................................
.........

30

5.3.

A
Z INTERJÚK ÉS AZ INT
ERJÚZTATÁS

................................
................................
................................
......

32

5.3.1.

Az interjúk csoportosítása formai jellemzők alapján

................................
................................
....

32

Az interjúk csoportosítása céljuk alapján

................................
................................
................................
.....

33

Az alapvető követelmények az interjúk esetében

................................
................................
...........................

34

Felkészülés a szóbeli interjúk végrehajtására

................................
................................
...............................

34

Kérdőívek összeállítása

................................
................................
................................
................................
.

36

5.3.1.1.

Állítások, kérdések

................................
................................
................................
................................
....

36

A szóbeli interjú támogatására szolgáló kérdőív

................................
................................
................................
.........

40

5.4.

A
Z ESETTANULMÁNY

................................
................................
................................
.............................

41

5.5.

S
ZAKÉRTŐI VÉLEMÉNYEK
FELTÁRÁSA

................................
................................
................................
...

41

5.5.1.

Brainstorming és brainwriting

................................
................................
................................
......

42

Egyéb módszerek

................................
................................
................................
................................
...........

43

6.

Folyamat kidolgozása/módosítása

................................
................................
..............

44

6.1.

F
OLYAMATOK SZÖVEGES L
EÍRÁSA

................................
................................
................................
.........

45

6.2.

F
OLYAMATOK ÁBRÁZOLÁSA

................................
................................
................................
..................

49

6.2.1.

Ábrázolási módszerek, architektúrák

................................
................................
............................

49

6.2.2.

Workflow minták

................................
................................
................................
...........................

49

6.2.3.

Ábrázolási nyelvek

................................
................................
................................
........................

50

6.2.3.1.

BPMN
................................
................................
................................
................................
........................

50

Ábrázolási nyelvek összehasonlítása

................................
................................
................................
.............

55

6.2.3.1.

Kiértékelési szempontok

................................
................................
................................
............................

55

Összehasonlítás

................................
................................
................................
................................
...........................

56

6.2.3.1.1.

Érthetőség

................................
................................
................................
................................
.............

56

Workflow minták kifejezhetősége
................................
................................
................................
...............................

56

Szoftveres támogatottság

................................
................................
................................
................................
............

57

Hordozható formátum

................................
................................
................................
................................
.................

57

Elterjedtség

................................
................................
................................
................................
................................
.

57

Összegzés

................................
................................
................................
................................
................................
....

57

7.

Folyamatok helyességének ellenőrzése

................................
................................
.......

58

7.1.

K
ONZISZTENCIA VIZSGÁL
AT

................................
................................
................................
..................

59

7.2.

R
EDUNDANCIA VIZSGÁLAT

................................
................................
................................
....................

60

7.3.

I
NKONZISZTENCIA ÉS RE
DUNDANCIA EGY IDŐBEN

................................
................................
.................

61

8.

Folyamat mérése, indikátorok

................................
................................
....................

61

9.

Összefoglalás

................................
................................
................................
.................

64

10.

Mellékletek

................................
................................
................................
....................

65

10.1.

F
OLYAMATOK AZ ÜZLETI
ÉLETBEN ÉS A SZOFTVE
RFEJLESZTÉSBEN

................................
...................

65

10.2.

F
OLYAMAT MEGHATÁROZÁS
I ÉS F
EJLESZTÉSI SZABVÁNYO
K
,

ELŐÍRÁSOK A SZOFTVER
FEJLESZTÉSBEN

68

10.3.

A
Z
ISO

12207

SZABVÁNY FOLYAMATAIN
AK RÉSZLETES BEMUTAT
ÁSA
................................
.............

69

FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



7

10.4.

A

CMM

MODELL

................................
................................
................................
...............................

80

10.5.

A

SPICE

MODELL
/ISO

15504

SZABVÁNY

................................
................................
.........................

82

10.5.1.

Sajátságos SPICE
-
modellek: az Automotive SPICE

................................
................................
.....

86

10.6.

A

CMMI

MODELL

................................
................................
................................
..............................

88

10.6.1.

A CMMI szerkezete

................................
................................
................................
.......................

89

10.6.2.

CMMI DEV1.2

................................
................................
................................
..............................

91

10.6.3.

CMMI
-
ACQ v1.2.

................................
................................
................................
..........................

95

10.6.4.

Példa a CMMI egy támogató folyamatára

................................
................................
....................

95

10.7.

K
ITERJESZTETT
BPMN

GRAFIKUS JELÖLÉSEK

................................
................................
...................

97

10.7.1.

BPMN activity és artifact típusok

................................
................................
................................
..

97

10.7.2.

BPMN connection típusok

................................
................................
................................
.............

98

10.7.3.

BPMN event típusok

................................
................................
................................
......................

98

10.7.4.

BPMN gateway típusok

................................
................................
................................
.................

99

10.7.5.

BPMN swimlane típusok

................................
................................
................................
...............

99

10.7.6.

BPMN eszközök listája

................................
................................
................................
..................

99

10.8.

EPC

................................
................................
................................
................................
.................

101

10.9.

UML

TEVÉKENYSÉGDIAGRAMOK

................................
................................
................................
....

102

10.10.

M
ÉRÉSEK

................................
................................
................................
................................
.........

105

10.10.1.

Mérési skálák:

................................
................................
................................
.........................

106

10.10.2.

Mérési módszerek: a QIP, GQM és EF

................................
................................
...................

107

A QIP

................................
................................
................................
................................
..........................

107

A GQM

................................
................................
................................
................................
........................

108

Az EF

................................
................................
................................
................................
...........................

109

10.10.3.

A mérési mód lehetséges megközelítései

................................
................................
.................

109

11.

Szakirodalmi hivatkozás

................................
................................
............................

112

12.

Rövidítésgyűjtemény

................................
................................
................................
..

116

13.

Fogalomtár

................................
................................
................................
..................

117


FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



8


1.

Előszó

Jelen dokumentum az Elektronikus közigazgatási keretrendszer részét képezi.


A közigazgatási folyamatok és eljárások informatikai támogatásához elengedhetetlen azok
egységes szemléletű leírása, dokume
ntálása. Jelen ajánlás ehhez a feladathoz nyújt segítséget.
A dokumentum röviden tárgyalja azokat a leíró módszereket, melyek alkalmasak lehetnek a
közigazgatási folyamatok egységes szemléletű leírására, majd rövid összehasonlítást és
indoklást követően ja
vaslatot tesz a konkrét eljárásra, módszerre.

Az ajánlás alapján készített gyakorlati útmutatót a „Folyamatleírást segítő gyakorlati
útmutató” c. dokumentum tartalmazza, mely egy konkrét példán keresztül mutatja be a
javasolt módszert és eszközrendszert.

2.

Bevezetés


A modern e
-
közigazgatási rendszerek az ügyintézési folyamatok felméréséhez és
dokumentálásához olyan egységes adat
-

és folyamatmodell kialakítására törekszenek, amely
egyaránt alapját képezi az ügyfélbarát leírásoknak és a


mind a háttérirodákb
an, mind az
ügyfél előtt zajló


közigazgatási eljárások automatizált működtetésének. A folyamatleírás
kidolgozandó szabályainak természetesen ann
yiban egységesnek kell lenniük
, hogy ezeket
minden közigazgatási eljárásra és szereplőre érvényesnek tekintjük
. Ez alapozza meg a
folyamatok könnyű szétbonthatóságát, össze
-

és átrendezését; egyes generikus
részfolyamatok újrafelhasználhatóságát. A szabványos építőelemek lehetőséget adnak a
részekre megadott idő
-
, pénz
-

és egyéb ráfordításokból a komplex folyamato
k ilyen
mennyiségi mutatóinak automatikus számítására már a tervezési szakaszban is.

A folyamatok (vagy workflow
-
k) szabványos leírását központilag felügyelt, megosztott
szolgáltatásként rendelkezésre álló, az elemek közti fogalmi kapcsolódások részletes
f
eldolgozásával szakontológiává fejleszthető kontrollált szótáraknak is segíteniük kell. A
fogalmak és osztályaik rögzítése a folyamat
-
leírási módszertan kidolgozásával párhuzamosan
képzelhető el.

Az elérendő fogalmi tisztaság és a leírás magas szintjén meg
nyilvánuló egységesség a SOA
(Service Oriented Architecture) elveinek betartásával együtt megalapozza a sokféle
e
-
kormányzati megoldás interoperabilitását.

Több szintű leírási módszerrel és eszközzel kívánjuk

segíteni a folyamatok leírását.

A legfelső
szin
ten elsősorban közigazgatási szempontból kívánjuk rendszerezni az adott
folyamat, ügy,
eljárás

lépés
eit,
szereplő
it,
feltételrendszer
ét,
eredmény
eit. A leírások interjúk
, dokumentum
és jogszabályi vizsgálatok és kombinációjuk (például: esettanulmány)
keret
ében alakulnak ki,
melynek során folyamatosan kell építeni a kialakuló fogalomtárat.

A munka jelen fázisában
véleményünk szerint
, a leírások módszeres támogatására feltehetően
szükség lesz olyan szoftver eszközökre, melyek az ilyen jellegű információgyűjté
st és
rendszerzést, ontológiakészítést támogatják.

FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



9

A mintaként kiválasztott folyamatok leírásához első lépésben táblázatos megközelítést
alkalmazunk. Az eddig feldolgozott nemzetközi tapasztalatok arra engednek következtetni,
hogy ez a módszer kellő alapot

tud adni a további finomításokhoz.

A

továbbiakban felsorolásszerűen ismertetjük a körvonalazódott módszertan kialakításának
lépéseit.

2.1.

Célok, elvárások

Az e
-
közigazgatási rendszer kialakítása projekt keretében a közigazgatási folyamatok
leírására egységes formátumot és módszertant dolgozunk ki elsődlegesen annak érdekében,
hogy a leírás alapján lehetővé váljon a folyamatok
automatizálása.

Mindemellett
a
módszertan
hozadékaként más motivációs tényezők (pl.: folyamatok átláthatóbbá tétele, egységes
megjelenés) megjelenését is reméljük
.

A leíró módszertannal kapcsolatban felmerülő elvárásokat a következükben foglaljuk össze:



támogassa mind elemi, mind komp
lex (akár több szolgáltatóra, sőt közigazgatási
ágazatra kiterjedő, ügyfél
-
szempontú élethelyzetbe integrált) folyamatok leírását;



támogassa költség
-
haszon
-

és egyéb teljesítményszámítások alapját képező,
aggregálható mennyiségi adatok gyűjtését;



a nyert l
eíró adatok segítségével a folyamatok lehetőleg legyenek felépíthetők olyan
szabványos,
közismert

nyelven, amely üzleti folyamatkezelő alkalmazás segítségével
jól hasznosítható;



támogassa a leírt folyamatok közötti kapcsolatok felderítését;



konzisztencia

ellenőrzés révén támogassa a közigazgatási folyamatok korszerűsítését,
megújítását;



legyen kellően általános és rugalmas ahhoz, hogy a közigazgatási gyakorlat
sokfélésége befogható legyen;



legyen kellően specifikus a közigazgatási folyamatokra, eljárásokra
, ügymenetekre;



legyen átlátható
;



támogatottság tekintetében legyen robosztus
;



a leírást végzők számára egyértelmű, csak a szükséges információkra kiterjedő séma
álljon rendelkezésre.

2.2.

Alapelvek

Az
e
-
közigazgatási rendszer kialakítása

projekt alapvető felte
vése, hogy a közigazgatási
folyamatok és eljárások kezelése az üzlet
i

és az ipari folyamatok kezelésénél felmerülő
problémákhoz hasonló problémákat vet fel. Ezért a problémák megoldását is az üzleti
szférában alkalmazott módszerek, eszközözök, megoldások k
özött keressük.

Kiemelten
figyelembe vesszük a szoftverfejlesztésben elterjedt folyamatleírási, folyamatfejlesztési
modelleket, szabványokat. Ennek több oka is van, melyek közül az alábbiakban vázolunk
néhányat.



A szoftverfejlesztésben régóta, már az 1980
-
as évektől kezdve világossá vált, hogy a
megoldandó feladatok mérete, komplexitása, a feladatok megoldásában résztvevő
csapatok mérete folyamatosan növekszik. Egyre kevesebb (volt) az esély arra, hogy
egy feladatot egyetlen személy átlásson, a maga teljes
ségében kezelni tudjon. Emiatt
fontossá vált a megoldás folyamatának megértése, pontos meghatározása,
FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



10

dokumentálása, intézményesítése. A szoftverfejlesztők körében ezért már régóta
elkezdődött a feladatok megoldásának modellezése, szabványosítása. Az elmúl
t 25
évben sok megközelítés került kidolgozásra a szoftverfejlesztési folyamatok
rendszerezésének céljából, melyek azután a gyakorlatban is kipróbálásra kerültek, és a
tapasztalatok alapján folyamatosan fejlődtek, finomodtak. Jelenleg jelentős
mennyiségű t
apasztalat, jó gyakorlat, kipróbált megoldás áll tehát rendelkezésre,
melyek


azzal együtt, hogy elsősorban a szoftverfejlesztésre dolgozták ki őket


jól
használhatók minden olyan területen, ahol folyamatok azonosítása, leírása,
intézményesítése, továbbf
ejlesztése a cél.



A jelenlegi projekt célját képező e
-
közigazgatási folyamatok új alapokra helyezése a

folyamatok meghatározásán túl azok teljes

körű IT
-
támogatását is feltételezi. Egy
átfogó,
e
-
közigazgatási rendszer
ben megjelennek tehát az IT
-
hez kapcso
lódó
folyamatok is. Ezek egy része támogató folyamatként van jelen (a közigazgatási
folyamatok végrehajtását támogatják pl. a számítógép
-
hálózatok, adatbázisok,

különböző szoftverek). Másrészről, már a folyamatok kialakításánál is figyelembe
kell venni a
z IT, a szoftverfejlesztés által hordozott sajátosságokat, mert, például, a
„számítógépesítési lehetőségek” befolyásolják a közigazgatási folyamatok
meghatározását, felbontását (pl. a feladatok részfeladatokra való bontásának mélységét
befolyásolja, hogy m
it tekintünk „sz
olgáltatásnak
”, melyhez megfelelő IT támogatást
lehet biztosítani).


I
smereteink
alapján,
hosszútávon a

szolgáltatás
-
orientált

architektúrák és fejlesztési
módszerek elterjedésével kell számolnunk mind az üzleti, m
ind a kormányzati
megoldás
okban.

M
ivel ez az architektúra képes kellő rugalmasságot, architektúra
-

és
gyártófüggetlenséget, a meglevő és az új rendszerek közötti zökkenőmentes kapcsolatot
biztosítani.

A SOA (Service Oriented Architecture) jelenleg elsősorban a nagyvállalati szektor
ban kedvelt
megoldás az IT
-
rendszerek átalakítása, a működés és a későbbi gyors továbbfejlesztések
optimalizálása kapcsán. A SOA olyan szabványos, strukturált üzeneteket fogadó és küldő,
pontosan meghatározott interfészeken keresztül kommunikáló szolgáltat
ások, modulok
halmaza, amelyeket jelenleg a Web Service szabványok írnak le.


A SOA technológia várhatóan 2
-
5 éven belül jut el a teljes érettségig. Bár első körben főként
a banki és a távközlési szektor vált át a SOA
-
technológiára, az elektronikus kormány
zati
megoldásoknál, fejlesztéseknél is
megkezdődött a váltás. Így pl
Anglia,
Írország,
Bulgária és
Csehország
is
SOA alkalmazások bevezetésével fejleszti e
-
kormányzati rendszereit és az
azokh
oz kapcsolódó szolgáltatásokat.

2.3.


Jelen dokumentum tartalma

Jelen dokumentum a folyamatok azonosításával, felmérésével, meghatározásával
és leírásával
foglalkozik
. Áttekinti a gyakorlatban erre a célra alkalmazott módszereket, és javaslatot tesz
egy, az Elektronikus közigazgatási keretrendszerben ajánlott módszerre
.



Az

e
-
közigazgatási rendszer kialakítás
á
nak

lépései

a következő:



a közigazgatási folyamatok felmérése, meghatározása,



a meghatározott folyamatok IT
-
vel támogatható részeinek azonosítása,



az IT fejlesztéseknek/meglévő megoldások átalakításának (pl. SOA
-
a
lapokra helyezés,
SOA
-

szemléletű architektúra kialakítása) tervezése és megvalósítása,

FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



11



a közigazgatási folyamatok átállítása az új, IT
-
vel támogatott megoldásokra.


Ezt a folyamatot az
1
.

ábra

szemlélteti.


Stop
„Meglévő folyamatok IT támogatott
folyamatokká alakítása”
Start
Folyamatleírások készítése
Folyamatok IT
-
val támogatható
részeinek azonostása
IT fejlesztések tervezése és
megvalósítása
Folyamatok átállítása az új IT
támogatott megoldásokra


1
. ábra: Közigazgatási folyamatok új alapokra helyezése


Jelen ajánlás kidolgozásakor figyelembe vettük az IT, és kiemelten a szoftverfejlesztés
tapas
ztalatait, az ezen a területen kialakult jó gyakorlatokat. Ilyen értelemben utalunk pl. a
folyamatok ábrázolásának, modellezésének lehetőségeire, a modellezés szoftvereszközökkel
való támogathatóságára. Nem célunk konkrét folyamatok leírása, még kevésbé ko
nkrét
(közigazgatási) folyamatok IT
-
vel támogatható részeinek, vagy szolgáltatásként azonosítható
részeinek meghatározása, hanem arra adunk útmutatást, hogy ezeket a tevékenységeket
hogyan lehet konkrét esetben megvalósítani. A folyamatok átállítása az IT
-
vel támogatott
megoldásokra szintén nem képezi jelen dokumentum tárgyát.

A fenti ábrán szürkével jelöltük azokat a részeket, amelyeket jelen dokumentum nem, vagy
csak részben érint.

A folyamatok meghatározásához, a folyamat
-
típusok és jellemzőik megértéséh
ez szolgáltat
információt a

3
. fejezet. Ebben a részben szólunk a közigazgatási folyamatok sajátosságairól,

valamint a szoftverfolyamat
-
fejlesztési

modellekről is, melyek elveit, sőt, bizonyos részeit
bármilyen üzleti/közigazgatási területen sikerrel lehet alkalmazni.

A dokumentum további részeiben az
1
. ábra

„Folyamatleírások készítése”

doboza kerül
részletezésre, amint azt a
2
. ábra

szemlélteti.


FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



12

Van
„kidolgozásra
/
módosításra jelölt”
folyamatleírás
?
igen
nem
„Folyamatleírások készítése”
Start
Stop
Egy folyamatleírás
kidolgozása
/
módosítása
Kidolgozandó folyamatleírások
listájának elkészítése
Információgyűjtés
Folymatleírás tervezése
Folyamatleírások
helyességének ellenőrzése
,
módosítandó
folyamatleírások azonosítása

2
. ábra:
Folyamatleírások készítése


Az általunk javasolt módszertan szerint tehát először meg kell tervezni a folyamatleírást. Ezt a
folyamatot a
3
.

ábra

szeml
élteti, a folyamat leírását a
4
. fejezet tartalmazza.

Idő
-

és erőforrás
-
tervezés
Résztvevők azonosítása
Cél meghatározása
Stop
„Folymatleírás tervezése”
Start

3
. ábra: Folyamatleírás tervezése


Ezt követi az összes, kapcsolódó információ szisztematikus begyűjtése és strukturálása (létező
leírásokból, gyakorlat vizsgálatából, jogszabályoknak/szabványoknak való megfelelőség
FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



13

vizsgálatából, interjúkból, szakértői véleményekből). Az információgyűjtés
folyamatát a
4
.

ábra

mutatja be, részletes leírását a
5
.
fejezet tartalmazza.


Interjúk bonyolítása
Dokumentumok vizsgálata
Szakértői vélemények
feltárása
Vonatkozó szakmai
anyagok feldolgozása
(
jogszabályok
,
szabványok
,
stb
.)
Elegendőek
az összegyűjtött
információk
?
igen
nem
Stop
„Információgyűjtés”
Start

4
. ábra: Információgyűjtés


A begyűjtött információk alapján kerül sor a létező folyamatok listájának elkészítésére, majd
az egyes folyamatok kidolgozására/módosítására, az 5. ábrán bemutatott folyamat alapjá
n. A
listából kerülnek kiválasztásra azok a folyamatok, amelyek kidolgozása (ha még nem létezett
a folyamat és a leírása), illetve módosítása
(ha már létezett a folyamat és leírása, de azt
módosítani, fejleszteni kell) képezi a következő, ciklikusan ismét
lődő tevékenységsorozatot.
A ciklus addig ismétlődik, ameddig van a szervezetben olyan folyamat, amelyet meg kell
határozni, ki kell egészíteni, esetleg korábban fekete doboznak tekintett részét kell elemeire
bontani, és az elemi részeket kell folyamatként

meghatározni.


A
2
. ábra

jelölésében addig folytatódik a folyamatleírás(ok) kidolgozása/módosítása, míg van
változtatást igénylő folyamatleírás. Ha
nincs már módosítandó folyamatleírás, akkor lehet az
ábra STOP dobozába kerülni.

A
2
. ábra
n szereplő
„Egy folyamatleírás kidolgozása
/
módosítása”

doboz
át az
5
. ábra

szemlélteti. Ennek lényege, hogy meg kell határozni a folyamat külső jellemzőit, ezeket adott
formában le kell írni. Ha érdekesek számunk
ra a folyamat belső jellemzői (tevékenységei) is,
akkor azokat is le kell írni, és a folyamat
-
elemek belső viselkedését grafikusan kell ábrázolni.
A módszertani ajánlás a
6
. fejezetben foglalkozik ezzel a tevékenységgel. Itt bemutatjuk a
folyamatok lehetséges alapelemeinek szöveges leírására és lehetséges grafikus ábrázolási
módjára vonatkozó lehetőségeket.

A folyamatok grafikus ábrázolására ajánlott

módszer a
6.2
. fejezetben található. Amennyiben
a folyamatnak belső működése ismert, vagy szükséges, hogy ismertté váljon, akkor a
folyamat belső tevékenységei újabb, kidolgozandó/módosítandó folyamattá vá
lhatnak. Ezekre
FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



14

szintén az
5
.

ábra

tevékenységei hajtandók végre. A ciklus addig folytatódik, míg a folyamat
leírása eléri a szükséges granularitást.

Külső jellemzők
(
név
,
azonosító
,
ki
-

és bementek
,
stb
.)
rögzítése
/
módosítása
(
Táblázat
)
„Egy folyamatleírás
kidolgozása
/
módosítása”
Start
Stop
Meg kell
határozni a folyamat belső
jellemezőit
is
?
Belső jellemzők
(
szokásos lépések
,
változatok
)
rögzítése
/
módosítása
(
Táblázat
)
nem
Folyamatábra készítés
/
módosítás
Kell
újabb folyamatleírást
kidolgozni
/
módosítani a
jelenlegi kidolgozásához
/
módosításához
?
Egy folyamatleírás
kidolgozása
/
módosítása
igen
igen
nem

5
. ábra: Egy folyamatleírás kidolgozása/módosítása


A folyamatleírások kidolgozását követi helyességük ellenőrzése. Ez tartalmazza mind a
folyamat „belső” ellenőrzését (pl. megfelel
-
e a szükséges jogszabályoknak vagy informatikai
követelményeknek), mind a kidolgozott folyamattal kapcsolatban levő folyamatok és a
kidolgozott folyamat közötti inkonzisztenciák és redundanciák vizsgálatát, megszüntetését.
Megtörténhet, hogy egy folyamatleírás kidolgozásának hatására más folyamatok módo
sítása
szükséges.

A folyamatok helyességének ellenőrzési folyamatát a
6
.

ábra

tartalmazza, és a
7
. fejezetben
írjuk le részletesen.


FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



15

Azon folyamatleírások módosításra
jelölése
,
amelyek még csak külső
jellemzőikben kerültek kidolgozásra
,
de a
belső jellemzőik leírása is fontos
.
Redundáns részeket tartalmazó
folyamatleírások módosításra jelölése
Inkonzisztens folyamatleírások
módosítására jelölése
Stop
„Folyamatleírások helyességének ellenőrzése
,
módosítandó folyamatleírások azonosítása”
Start
Jogszabályoknak való megfelelés
vizsgálata

6
. ábra: Folyamatok helyességének ellenőrzése, módosítandó folyamatok azonosítása


A
8
. fejezet a Folyamat mérése, indikátorok témát részletezi.

A
9
. fejezet röviden
összefoglalja a jele
n dokumentumban leírtakat.

FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



16


3.

Folyamat

meghatározási és fejlesztési szabványok, előírások

A mindennapi
életben folyamatnak nevezzük a bizonyos cél elérését célzó tevékenységek
sorozatát. A folyamat általában erőforrásokat használ, melyek segítségével
bemenő elemeket
(inputot) kimenő elemekké (outputtá) alakít. A folyamat célja általában valamilyen termék,
résztermék vagy szolgáltatás létrehozása. Az IEEE

STD
-
610 szabvány alapján folyamatnak
nevezzük b
izonyos céllal elvégzett lépések
/
tevéken
ységek soro
zatát.

A folyamatok megértésének és meghatározásának fontossága a társadalom fejlődésével, az
ipari termelés növekedésével egy időben került előtérbe. Ahhoz, hogy a termelés
gördülékenyen, optimális hatásfokkal és erőforrás
-
kihasználtsággal mehessen végbe,

szükséges a folyamat elemeinek és azok kapcsolatának megértése, meghatározása,
modellezése. A modellezés megkönnyíti a folyamat automatizálását is. Minél több részlet
ismert egy folyamattal kapcsolatban, annál kisebb a valószínűsége annak, hogy valamely
e
lőre nem látott esemény (kockázat) megzavarja a folyamat optimális, tervezett végrehajtását.


A szervezetek tevékenységének vizsgálatakor manapság igen elterjedt a folyamatszemlélet,
amely azt jelenti, hogy a szervezet tevékenységeit nem egymástól elkülöní
tve, hanem
kapcsolatukban, folyamatukban vizsgáljuk. A tevékenység folyamatszemléletű
megközelítését és modellezését támogatja a Magyarországon és az EU
-
ban, üzleti
tevékenységet folytató és közfeladatokat ellátó szervezeteknél egyaránt elterjedt ISO
9001:
2000 szabvány (
[B20]
),

mely a minőségirányítási rendszerek kialakítását és
működtetését írja le, igen hangsúlyos
vevőközpontú folyamatszemléletet

al
kalmazva. Mivel
ez a szabvány minden szervezetre alkalmazható, tevékenységi típustól függetlenül,
érdemesnek tartjuk a melléklet
10.1
. fejezetében röviden bemutatn
i, milyen „tanácsokat” ad a
folyamatok meghatározására és működtetésére vonatkozóan.


A szoftverfejlesztés és karbantartás folyamatai számára az ISO 12207 szabvány

(
[B21]
)
egységes fogalmi keretet hoz létre
és konkrét folyamatokat definiál,
jól meghatározott
terminológiát használva.

A szabvány folyamatai közül a közigazgatásban a
beszerzés,
szállítás, üzemeltetés, karbantartás, dokumentálás, minőségbiztosítás, problé
mamegoldás,
együttes átvizsgálás folyamatok
, valamint az
összes szervezeti folyamat

alkalmazható.

Az ISO 12207 szabványt
két felet

érintő helyzetekben

történő használatra tervezték, de
alkalmazható akkor is, ha a két fél ugyanabból a szervezetből való. A s
zabvány olyan
folyamatokat, tevékenységeket és feladatokat tartalmaz, amelyeket úgy alakítottak ki, hogy a
konkrét
projekt
ek

esetén illeszthetők legyenek. Az illesztés a nem alkalmazandó folyamatok,
tevékenységek és feladatok törlését jelenti.

Ez a szabván
y
szolgált alapul a következő részben bemutatott képesség
-
érettségi modellek
folyamat
-
dimenziójának kialakításához.
A szabvány részletesebb bemutatását a

10.3

melléklet
tartalmazza.

FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



17

3.1.

Érettségi és képességi modellek

A
beszerzéssel, beruházásokkal foglalkozó
szakemberek nem elégedtek meg az ISO 9001
által felkínált minőségi megközelítéssel. A továbblépésre az adta az impulzust, hogy nagy (és
elsősorban
az amerikai hadiiparhoz kapcsolódó) cégek szerették volna szoftverbeszállítóik
munkáját átláthatóvá tenni, csökkentve ezáltal annak kockázatát, hogy a beszállítandó termék
nem készül el időben, vagy nem lesz megfelelő minőségű. Az 1980
-
as évek végén kutatá
s
indult annak vizsgálatára, hogy milyen módszerrel lehetne „osztályozni” a szoftvergyártó
cégeket.

Általában

a képességi
-
érettségi modelleket a szoftvergyártásban részt vevő folyamatok
fejlesztésére használják (ebben, áttételesen, a szervezeti érettség fejlesztése is benne van), a
szakirodalomban szokássá vált a képességi
-
érettségi modelleket
folyamatfejlesztési

vagy

folyamatjavítási modell
ként is emlegetni.
A

folyamatfejlesztési megközelítések, modellek
csoportokba sorolhatók
a
ttól függően, hogy a fejlődés szakaszosan (lépcsőkben
, egyszerre
több folyamat
), vagy folyamatos

(általában egy folyamatra fókuszálva), k
isebb lépésekben
történik
.

A folyamatjavítási modellek között vannak lépcsős modellek (staged models), pl. CMM,
folytonos modellek (continuous models), pl. a SPICE, Automotive SPICE, és integrált
modellek, pl. CMMI
®
.

A lépcsős modellek

a teljes szervezet
et vizsgálják.
A
vezetési és műszaki folyamatokkal, az
alkalmazott technológiával,
és
magával a szervezettel

foglalkoznak
. Adott érettségi szinten a
szervezetnek bizony
os, a modellben előre definiált

folyamatokat kell működtetnie.

A folytonos modellek

az
egyes folyamatokra (és nem a teljes szervezetre) koncentrálnak,
folyamatokra állapítanak meg képességi szinteket bizonyos jellemzők alapján
, és útmutatást
adnak a folyamatok meghatározására és folytonos továbbfejlesztésére
. Az ilyen modell
alkalmazója maga

döntheti el, hogy milyen folyamat érettségét szeretné vizsgálni.

A „kombinált”, integrált modellek

ötv
özik a kétféle megközelítést
, a bizonyítottan hasznos
elemeket kiválasztva. A szervezet bizonyos érettségéhez bizonyos folyamatoknak bizonyos,
előre meg
határozott képességi szintje szükséges.


A közigazgatási folyamatok felmérése során célszerű az érettségi és képességi modellekben
alkalmazott egységes definíciókat, meghatározásokat és irányelveket felhasználni, annak
ellenére, hogy elsődlegesen szoftver
-
fejlesztési területen elterjedtek, jelentős többletet
(elméletben és gyakorlatban egyaránt) biztosítanak más területeken is a folyamatokra,
folyamatfelmérésre vonatkozóan. Ezért ajánlásunkban fontosnak tartottuk megjeleníteni egyes
részleteiket, megközelít
éseiket.

M
indegyik kategóriából egy
-
egy igen ismert
, példaként már említett

modellt mutatunk be

a
mellékletben
:



a
lépcsős CMM modellt

a
10.4
. fejezetben
,



a
folyt
onos SPICE modellt
10.5
. fejezetben ,



és az integrált CMMI
®

modellt a
10.6
. fejezetben.

FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



18

3.2.

Folyamat típusok és folyamat alapelemek

Az e
-
közigazgatási folyamatok meghatározása és dokumentálása során igen fontos, hogy
egységes szemlélet alakuljon ki a folyamatok típusaira, lehetséges folyamat
-
csoportokra,
illetve folyamat
-
alapelemekre vonatkozóan. Az egységes szemlélet alapján lehet maj
d a
különféle, közigazgatásban alkalmazott folyamatokat konzisztens módon meghatározni és
úgy leírni, hogy a meghatározott, dokumentált folyamatok, folyamatcsoportok vagy folyamat
-
elemek jó alapját képezzék a szolgáltatás
-
orientált architektúrán alapuló sz
emlélet
kialakításának. A továbbiakban ehhez az egységes szemléletmódhoz kívánunk támpontokat
adni, a lehetséges folyamat
-
típusok, folyamat
-
csoportok, valamint folyamat


alapelemek
bemutatásával.

A
3.1

részben felsorolt, és a
10
. fejezetben bemutatott modellek mindegyike útmutatást ad a
folyamatok meghatározására, elemeik azonosítására. Ez az útmutatás minden esetben
meghatározza a modellt alkalmazó szervezet fontosn
ak ítélt folyamatait, azokat bizonyos
csoportokba sorolja. A folyamatcsoportok modellenként különböző elnevezést kaptak.
Elmondható viszont, hogy általában a következő folyamat típusokat/csoportokat azonosítják a
folyamatmeghatározási és folyamatfejlesztés
i modellek:



Projektirányítási folyamatok



Szervezeti folyamatok



Támogató folyamatok



Műszaki folyamatok.

Egyes modellek azonosítanak még beszerzési, infrastruktúrával kapcsolatos,
újrafelhasználással kapcsolatos, működtetéssel/szolgáltatással kapcsolatos f
olyamatokat is.

A felsorolt folyamatfejlesztési modellek folyamat
-
típusaiból a közigazgatási folyamatokat
működtető szervezeteknél is jól használható az összes projektirányítási, szervezeti és
támogató folyamat.

A folyamatmeghatározási és folyamatfejleszté
si modellek mindegyike tartalmaz útmutatást a
folyamatok különböző, meghatározandó és fejlesztendő elemeire vonatkozóan. Az útmutatás
egyes esetekben kevésbé részletes (az elemek meghatározása a felhasználóra van bízva, pl. a
CMM esetében). A SPICE és a CM
MI viszont pontosan leírják, milyen elemek azok, amelyek
a folyamat meghatározásához elengedhetetlenek, és melyek azok az elemek, amelyek a
folyamat magasabb képességi szintjére utalnak.

Ezek szerint, a

folyamatokat a
következő elemek jellemzik:



jól megha
tározott input
,




jól meghatározott output,



jól megfogalmazott cél,



a folyamat tevékenységeinek pontos leírása,



a tevékenységek elvégzéséhez szükséges felelősségek, hatáskörök és kompetenciák
azonosítása és biztosítása
,



a folyamat követésére beiktatott
ellenőrzési pontok,



a pontosan megfogalmazott teljesítmény
-
elvárások,



a folyamat metrikák
.

Minél több elem „van a helyén” egy adott folyamat esetében, annál magasabb az adott
folyamat képességi szintje. A folyamat képességének felmérésekor a következőke
t vizsgálják:



Az egyéni folyamatokhoz tartozó eljárásokat végrehajtják
-
e (legalább informálisan)?



A folyamatot megfelelően tervezték
-
e?



Követik
-
e a tervet?

FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



19



Ellenőrzik
-
e a végrehajtást?



Követik
-
e a végrehajtást és hoznak
-
e korrekciós intézkedéseket?



Szabványosított
-
e a folyamat?



Értik
-
e a folyamatot mennyiségileg is?



Folyamatosan javítják
-
e a folyamatot?

A

M
elléklet
ek

10.5
. fejezetében mutatjuk

be részletesen

a képességi szinteket, itt most a
„meghatározott” folyamat jellemzőinek rövid leírására szorítkozunk.
A folyamato
k lehetséges
képességi szintjei:

0.

sz
int: nem végrehajtott folyamat.


1.

szint: végrehajtott (folyamat)
.


2.

szint: menedzselt folyamat
.

3.

szint: meghatározott folyamat: a folyamatot a szervezetben meghatározták
(dokumentálták), elkészült a folyamat szervezeti szinten érvényes szabványos
leírása, és a sajátos esetekben a folyamatot a szabványos folyamatból szabják testre,
a szintén dokument
ált testreszabási útmutatók alkalmazásával. A meghatározott
folyamatot a szervezet egészében bevezették, és gyűjtik a visszajelzéseket a
szabványos folyamatra vonatkozóan. Magasabb szinten valósul meg a folyamathoz
rendelt erőforrások kezelése is. Megtörté
nik az emberi erőforrás kompetenciájának
meghatározása, a folyamat infrastrukturális követelményeinek meghatározása,
megfelelő képességű emberi erőforrások biztosítása és a megfelelő infrastruktúra
biztosítása.

4.

szint: jósolható folyamat
.


5.

szint: optimalizá
ló folyamat
.

E
gy „meghatározott” képesség szintű folyamat eleme
i
:



Cél



Input



Bemeneti (entry) kritériumok



Tevékenységek



Szerepek



M
érőszámok



Ellenőrzési lépések



Output



Exit
kritériumok

Véleményünk szerint egy „meghatározott” képességű folyamat
-

jellemzőiből

adódóan
-

jól és
hatékonyan automatizálható, ezért tartottuk fontosnak rövid bemutatását. Javasoljuk, hogy a
folyamatfelmérés során törekedjünk a jellemzők minél teljesebb körű azonosítására.

3.3.

A közigazgatási folyamatok


típusok és folyamat


elemek

A 200
7
-
ben készült
a állami feladatok katasztere é
s a hozzátartozó útmutató dokumentum
(lásd


http://www.allamreform.hu/letoltes_feladatkataszter.html
,
[B13]
)

útmutatást ad a
állami feladatok kataszterének
, értelmezéséhez
, és hasznosításához, a kataszter és a
folyamatok kapcsolatának megértéséhez. Számos olyan információt is ad, amelyből arra
következtethetün
k, milyen típusú folyamatokat azonosítottak a közigazgatásban, s ezeknek
mely elemeit tekintik fontosnak.

FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



20

A ROP 3.1.1 Programigazgatóság keretében készült el, szintén 2007
-
ben, „Az ügyintézés
modellezése” c. tankönyv (lásd
[B29]
) a köztisztviselők továbbképzésére. A projekt léte,
valamint a tankönyv és kapcsolódó anyagok elkészítése is mutatja, hogy a közigazgatásban
szükségszerűségként jelent meg a folyamatok / üg
yintézés meghatározása, modellezése. Ez az
anyag foglalkozik, többek között, a közigazgatás működésének társadalmi környezetével, az
elektronikus technológiaváltás és a közigazgatási folyamatok kapcsolatrendszerével, a
közigazgatási munkafolyamatok jellegz
etességeivel, az ügymenet
-
modellezés céljával,
szerepével és vizsgálatának módszerével, valamint a közigazgatásban, gyakorlatban
alkalmazható folyamatszervezéssel.

Ez az anyag sok olyan kérdést érint, amelyekkel jelen dokumentumban is foglalkozunk,
azokna
k kiváló, közigazgatási szemléletű alapját adva.

A különbség a jelen módszertan és az idézett anyag között főleg a megközelítésmódban van.
„Az ügyintézés modellezése” közigazgatási oldalról közelít, a közigazgatási folyamatok
számítógépes támogatását szük
ségesnek tekinti, de nem foglalkozik az informatikai
folyamatok sajátosságaival.

A jelen anyag a közigazgatási folyamatok azonosításának, meghatározásának és
fejlesztésének lehetőségét elsősorban azzal a céllal vizsgálja, hogy a számítógéppel / IT
-
vel
tám
ogatható részeket azonosítsa, és a SOA
-
szemléletű közigazgatási architektúra kialakítását
segítve határozza meg a közigazgatás fontos folyamatait/folyamatcsoportjait vagy
folyamatelemeit.

Ebben az alfejezetben a továbbiakban a fentebb meghivatkozott anyag
okból emelünk ki
néhány elemet.

Véleményünk szerint, a jelen anyag és az itt meghivatkozott anyagok egymást kiegészítő
használata lehetséges, előremutató megoldás.

A közfeladatok felülvizsgálatának (az előbbiekben hivatkozott,
[B13]

dokumentumok
elkészítésének) célkitűzéseit az alábbi ábra szemlélteti.


7
. ábra: A közfeladatok felülvizsgálatának részletes célkitűzései. Forrás:
[B13]


FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



21

Az állam által ellátott feladatok kataszterének felállítása elengedhetetlen volt ahhoz, hogy

felül lehessen vizsgálni a közfeladatokat. A fela
datkataszter egységes felépítését, logikáját

az
alábbi ábra szemlélteti.


8
. ábra: Az Állami feladatkataszter felépítése. Forrás:
[B13]

A feladatkataszter(ek) összeállítására minisztériumonként került sor. Egy minisztérium
esetében a több ágazatot átívelő
felső szintű irányítási feladatok
a kormányprogram illetve a
minisztériumi stratégia kidolgozását, a fejezeti
gazdálkodással kapcsolatos feladatokat, a

szakterület működtetéséhez szükséges intézményrendszer kialakítását és a szakterületeket

átfogó kontrolling funkciókat tartalmazzák.

A valódi
közfeladatok
az ábra középső részén találhatók. A közfeladatok ellátása
egy
-
egy

tárcához kapcsolódóan több szakterületen folyik.

Minden szakterület esetében vannak standard
irányítási és igazgatási feladatok
, amelyek

struktúrája azonos, belső tartalma szakterületenként eltérő. A
szakterületi közfeladatok

minden ágazat esetében

speciálisak, a
felülvizsgálat ezekre összpontosított
. A szakterületi

közfeladatok részletesen, minisztériumonként 30
-
60 feladatcsoportban és azon belül

több száz
vagy ezer feladatban, tevékenységben kerültek kifejtésre.

A
támogató feladatok
nem közfeladat
ok. Ide tartozik az intézményi irányítás, igazgatás, az

intézményi gazdálkodás, a humán erőforrás menedzsment, az informatikai, a jog, a
vagyongazdálkodás,

a belső ellenőrzés és a kommunikáció feladatai.

A feladatk
ataszter kidolgozása során

a minisztériumo
k lebontották az általuk végzett

vagy az
ágazatukhoz tartozó összes közfeladatot, és egységes struktúrába szervezték azt,

megadva
minden közfeladat esetében a feladat nevét, tartalmát és a feladat létét indokoló

jogszabályi
hivatkozást és
/
vagy költségvetés
i sort. A feladatkataszter maximális 7 szint

mélységű lehetett.

Az egyes szintek a következők voltak:

1. szint: Ágazat

2. szint: Szakterület (pl.
Lakásügy)

3. szint: Csoportosítási szint (pl. Lakástámogatások és lakásgazdálkodás

4. szint: Feladatcsoport
(pl. Lakástámogatási rendszer működtetésével kapcsolatos
feladatok)

5. szint: Feladat: (pl. Központi lakástámogatási rendszer működtetése)

FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



22

6. szint: Tevékenység

7. szint: Művelet

Az alábbi táblázat mutatja be, hogy minisztériumonként hogyan néz ki a felada
tkataszterek
elemeinek számossága.


9
. ábra: A feladatkataszterek elemeinek száma minisztériumonként. Forrás:
[B13]

Tevéken
ység és művelet definiálására nem minden esetben került sor, de az 5., feladat szintig

minden ágazati feladatlista tartalmazza a feladatok

lebontását, így a állami feladatok
kataszterében

is csak az 5. szintig bontva szerepelnek az állami feladatok.

A Feladatkataszterben szereplő, azonosított állami feladatok felhasználhatók az Elektronikus
közigazgatási keretrendszerben. Véleményünk szerint, a Feladatkataszterben azonosított
folyamatokat felhasználva, azok SOA
-
alapú megközelítést is támogató meghatá
rozásában,
dokumentálásában és modellezésében a továbbiakban bemutatott módon haladva, lépésről
lépésre alakítható ki a magyarországi e
-
közigazgatásban alkalmazott folyamatok /
folyamatcsoportok / folyamat
-
elemek halmaza.

4.

A folyamatleírás/azonosítás terv
ezése

Ebben a fejezetben a folyamatleírás / azonosítás tevékenységeinek lépéseit mutatjuk be.
Lényeges üzenete ennek a fejezetnek, hogy a folyamatok azonosítása és dokumentálása
komplex szakmai feladat, amelyet projekt
-
szerű működéssel lehet a leghatékonya
bban
elvégezni. Fontos tehát, hogy a folyamatleírás / azonosítás tevékenysége megfelelően
előkészített, tervezett legyen, a megfelelő erőforrásokkal rendelkezzen, és a tervnek
megfelelően, ellenőrzött módon kerüljön végrehajtásra.

Fontos, hogy saját szüks
égleteink alapján tervezzük meg a folyamatleírás kidolgozását.

A felmérési tevékenység tervezése során a következő feladatok azonosíthatóak:

a)

A felmérés céljainak meghatározása.

b)

A szakirodalom, jogszabályi háttér feldolgozása.

c)

A fogalmak meghatározása és a

fogalmi elemzés.

d)

Az adatgyűjtési módszerek kiválasztása és kidolgozása.

e)

A felmérésben érintettek azonosítása.

f)

A felmérés időtartamának tervezése.

FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



23

g)

A felmérés megvalósítás megtervezése.

h)

Terv készítés az adatok rendszerezésére és feldolgozására.

i)

Az eredménye
k értelmezési módjának meghatározása.

j)

A felmérési terv véglegesítése.

A tervezéssel kapcsolatosan minimális követelmény, hogy történjen meg:



a cél meghatározás,



a résztvevők azonosítása



és az idő
-

és erőforrás
-
tervezés.


A tervezési folyamat főbb lépései
t a
10
. ábra szemlélteti, a folyamat leírását jelen fejezet
további részei tartalmazzák.

Idő
-

és erőforrás
-
tervezés
Résztvevők azonosítása
Cél meghatározása
Stop
„Folymatleírás tervezése”
Start

10
. ábra: Folyamatleírás tervezése

4.1.

A felmérési cél m
eghatározása és források feltárása

A folyamatfelmérés tervezésének első lépése a felmérés céljának meghatározása.

Javaslatunk, hogy a felmérési célok meghatározása során törekedjünk jól definiált, konkrét és
a lehetőségekhez mérten 1
-
2 kiemelt cél azonosí
tására. A kiemelt célok igény szerint
priorizálhatóak és alábonthatóak.

A célmeghatározás során két megközelítési mód közül is választhatunk:



pozitív célmeghatározás során az elérendő célt definiáljuk (pl.: célunk az adószám
igénylése újszülött részére
folyamatfelmérése),



negatív célmeghatározás kapcsán azt definiáljuk, hogy mi nem cél vagy mit nem
tekintünk célnak (pl.: jelen felmérésünknek nem célja az adókártya kiállítás
folyamatának feltárása).

A célkitűzéssel járó kockázatokat (például: szubjektivit
ás, általánosság, publikáció hiánya)
csökkenteni kell. A kockázat csökkenthető kis létszámú célmeghatározó mini
-
csapatok
kialakításával vagy rendszeres megbeszélésekkel a tervezés során.

FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



24

Kialakított célrendszerűnkhöz rendeljük hozzá a megvalósításhoz szüks
éges módszereket (pl.:
interjúztatás, esettanulmány), eszközöket (pl.: kérdőíves felmérés
-

hardver, szoftver
eszközigény).

Ha egy folyamat jellemzőit tárjuk fel, biztosítani kell annak mérhetőségét, és a kapott adatok
regisztrálását egy reprezentatív mint
án. Ha osztályozási céljaink vannak, biztosítanunk kell
mindazoknak a jellemzőknek a mérhetőségét egy
-
egy reprezentatív mintán, melyek alapján a
klasszifikációt el szeretnénk végezni.

A célokból kiindulva a tervben meg kell fogalmazni, hogy:



melyik folyam
atot mérjük fel (célfolyamat)
;



ki adhatja számunkra a megfelelő adatokat, információkat

(megcélzott
információforrások)
;



milyen módszerrel szerezzük be az információkat;



hol és
mikor gyűjtjük/gyűjthetjük be az információka
t.

A tervezés első fázisában a cél

és célfolyamat meghatározása után fontos az
információforrások körének meghatározása. Az információforrás az alkalmazott felmérési
módszertől, módszerektől függően személy, dokumentum (elektronikus, nyomtatott) és/vagy
multimédiás anyag egyaránt lehet.

Mi
nden adatgyűjtéssel kapcsolatos döntés befolyásolja az adatok felhasználhatóságát. Ez
azért fontos, mert:



az információ feltáró módszerek eltérő módon képesek az adatok begyűjtésére;



az idő és a hely
is
befolyásol
ó tényezővé válhat.

A források vizsgálati
köre lehet:



teljes körű



mintavételen alapuló (reprezentatív minta).

A teljes körű feltárás általában rendkívül időigényes, költséges, és túlbonyolítja az információ
megszerzését, de egyben a legpontosabb és legrészletesebb képet adja.

A reprezentatív minta

segítségével gyorsabbá és hatékonyabbá tehető a feltáró munka, ezért
javasoljuk a felmérést reprezentatív mintán végrehajtani.

A reprezentatív minta számos
előnye, csak a megfelelő mintavételezéssel élvezhető, ennek meghatározása komoly feladat.
Ezért a t
ervben a minta jellemzőit is (mérete, homogenitása
-
inhomogenitás mértéke, stb.) meg
kell állapítani. A mintavétel alkalmával olyan módszert kell alkalmazni, amely biztosítja:



hogy a teljes sokaság minden egyede megfelelő esélyekkel juthasson be a
reprezentatív mintába;



a jellemzők változatosságából adódó torzítás minimalizálását.

A mintavétel során négy kulcskérdést kell megoldani:



a minta nagyságának meghatározását,



a minta reprezentativitását és paramétereit,



a mintába foglalt egységek elérhetősé
gét,



a mintavétel stratégiai lépéseit.
[B30]

A reprezentatív minta feladata, hogy a sokaság egészét jellemezze (ez nem egy része a
sokaságnak). A mintavétel lehet véletlen és nem véletlen alapú.

A folyamatleírások k
idolgozásánál a nem véletlen alapú mintavételezésre fektetjük a
hangsúlyt
.

Ezek a mintavételi módok akkor használhatók, amikor a felmérést végző
vizsgálatával megcéloz egy csoportot és nem is célja, hogy az reprezentálja a teljes
alapsokaságot. Ide tartozn
ak:

FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



25



a tetszőleges mintavétel

[F37]
,



a quota mintavétel

[F30]
,



a szándékos mintavétel,



a többdimenziós mintavétel

[F38]
,



a „hólabda” mintavétel

[F9]
.

Vélemény
ünk szerint a folyamatleírások készítése során sikerrel és hatékonyan alkalmazható:



a szándékos mintavételi,



valamint a „hólabda” mintavételi eljárás.

Szándékos mintavétel:

a mintába az egyedek a felmérő döntése alapján kerülnek be,
tulajdonságaiktól függő
en. Az eredmények reprezentativitása ebben az esetben is
problematikus lehet. [B42]

Tipikusan ezt a mintavételi módszert használjuk interjúalanyok kiválasztására. Általában
munkakör, feladatkör, önéletrajz alapján kiválaszthatóak a megfelelő interjúalanyok
.

Hólabda mintavétel:

a kutató meghatároz néhány egyedet, akik rendelkeznek a megfelelő
tulajdonságokkal. Őket sorra kérdezi, majd a megkérdezettek nyújtanak információt az újabb
kérdezhető egyedekről. [B42]

Ez a mintavételezési eljárás a dokumentum átvizs
gálás során kerül előtérbe illetve a
felkészülés szakaszában a jogszabályi és szakirodalmi háttér feltárása során.

Javasoljuk, hogy mintavétel során az információforrás mintába történő kiválasztásnál vegyük
figyelembe a forrás:



folyamathoz való kötődésének

mértékét,



naprakészségét (azaz mennyire aktuális),



megbízhatóságát,



elérhetőségének mértékét.

A „hólabda” mintavételi eljárás az informális folyamatok meghatározásánál alkalmazható.
Ebben az esetben a tervezés során figyelembe kell venni:



a források száma

kevésbé pontosan határozható meg előre,



a források azonosítása jellemzően folyamatos iterációval történik.

A minta kialakítását követően azonosítani kell az érintetteket.

4.2.

A résztvevők, érdekelt felek azonosítása

Sikeres folyamatfelmérés elképzelhetetlen a
z érdekelt felek (
[F6]
) azonosítása és bevonása
nélkül. A tervezésénél célszerű táblázatos formában összefoglalni az érdekelteket, igényeiket
és elvárásaikat.

Az
érdekeltek közül definiálni kell legalább az alább felsorolt résztvevőket:



az információ felhasználóját (végfelhasználót is, ha az információt továbbítjuk);



az információ gazdát/hordozót (pl.: interjúalanyokat, szakértőket);



a szervezésében érintetteket;



a

tervet megvalósító (végrehajtó) személyeket.

Az érintettek részére biztosítani kell a visszacsatolás (feedback) lehetőségét és el kell nyerni
elkötelezettségüket a terv végrehajtásával kapcsolatosan. Célravezető, ha:



az írásosság elvét alkalmazzák
(pl.: i
nterjún
elhangzottakat írásban rögzítik);

FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



26



az érintettek visszajelzést kapnak az eredményekről (pl.: összefoglaló, prezentáció
keretén belül);



a feltáró munka célja, lefolyásának menete és az információk felhasználásának módja
ismert az érdekelt felek
számára;



a tervezésénél és végrehajtásnál cél a hatékonyság (pl.: felhasználható időkeret
meghatározása).

Az érdekelt felek azonosítása, bevonása és elvárásaik ismerete biztosítja a nyert információk
felhasználhatóságát és értelmezhetőségét.

4.3.

Idő és erőforr
ás tervezés

A felmérés/azonosítás tevékenységeihez rendeljünk erőforrásokat és tervezzük meg a várható
időigényeket is. A tevékenységeket az elvégezhetőség alapján rendezzük sorba, határozzuk
meg a párhuzamosan is végezhető és az egymástól függő feladatoka
t. Számolni kell a zavaró
tényezőkkel és időbeli csúszásokkal is.

A felmérés folyamatai közötti kapcsolat létrehozásában segíthet a következő kérdések
egyikének feltevése:



M
it kell tenni,
hogy

e tevékenység
et

indíthassuk
?

(
Top
-
down

megközelítés)



M
it lehet
tenni most, hogy e tevékenység befejeződött?

(
Bottom
-
up

megközelítés)

Az alábbi lépések végrehajtása a tervezés módszertanától, megközelítésétől függetlenül
végrehajtandóak:



tevékenységek számba vétele



tevékenységek időszükségletének számba vétele



tevékeny
ségek kapcsolatainak számba vétele



tevékenységek erőforrás
-
szükségletének számba vétele



a megvalósítandó folyamat elemzése.

Az ütemezés során számolni kell a következő veszélyekkel:



nem tartható időket rendelünk egy
-
egy feladathoz (pl.: csak az interjúztat
ás idejével
számolunk, az adminisztrációs, technikai időket figyelmen kívül hagyjuk),



tartalék nélkül vagy túl sok tartalékkal számolunk (pl.: egy dokumentum
átvizsgálására kevés időt tervezünk, mert a dokumentum komplexitását figyelmen
kívül hagytuk, nem
ismertük),



túl sok alternatív tervet dolgozunk ki (pl.: az alternatíva kiválasztásához külön döntési
mechanizmus szükséges),



nem vizsgáltuk meg más párhuzamos, konkuráló (pl.: másik folyamatfelmérés)
tevékenységek ütemezését,



az ütemezést nem
aktualizáljuk, az eltéréseket nem vezetjük át (pl.: nincs felelőse a
tervnek, így nincs karbantartója sem).

Az ütemezési technikák közül a progresszív (időben előrehaladó) ütemezés és a retrográd
(időben visszafelé haladó) ütemezés alkalmazása egyaránt elf
ogadható.
Javasoljuk
mérföldkövek alkalmazását például:



felkészülési szakasz lezárásakor,



interjúztatás, dokumentum átvizsgálás megkezdésekor, befejezésekor,

FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



27



visszajelzések, kiegészítő információk beszerzésének lezárásakor,



az elemzés befejezésekor.

Tevéke
nységlista, tevékenységek időtartama, a tevékenységek logikai sorrendje alapján
célszerű Gan
n
t
-
diagramon áttekinthetővé tenni a tervet.

Kritikus út meghatározása szükségessé válhat kis lét
-
/ darabszámú minta, illetve szűkös
erőforrások esetén. Itt jegyezz
ük meg, hogy kritikus út tervezés esetén retrográd ütemezés
alkalmazását javasoljuk a közös megközelítési szemléletmód miatt.

Saját tapasztalataink alapján elmondható, hogy egy folyamatfelmérs tervezése
projektmenedzsment eszközök (pl.: szoftver
-

Ms Proje
ct, ConceptDraw Project)
használatával teljes mértékben lefedhetőek, de átgondolt táblázatok (feladatok alábontása,
időigények összegzése, ütemezése) és szöveges állományok használatával egyaránt
tökéletesen kivitelezhető terv készíthető. A tervezés befeje
zését követően kezdődhet meg az
információgyűjtés.

5.

Az i
nformációgyűjtés

Az adatgyűjtés során az elméleti megközelítés összekapcsolódik a valósággal, ellenőrizve a
valóságról alkotott elmélet helyességét. A létrejött elképzelés alapján megállapítjuk azokat
a
tényeket, amelyek érdekelnek bennünket és a körülményeket, amelyekre figyelve az adatokat
gyűjteni fogjuk. A következő lépés az információgyűjtési módszer kiválasztása, amely
segítségével tapasztalati kapcsolatot állítunk.
[B43]

Ebben a fejezetben a módszertan által javasolt szükséges információgyűjtési módszereket és
azok alfajait foglaljuk össze.

A jelen módszertanban javasolt információgyűjtési módszerek (a
11
. ábra tünteti fel őket):

Interjúk bonyolítása
Dokumentumok vizsgálata
Szakértői vélemények
feltárása
Vonatkozó szakmai
anyagok feldolgozása
(
jogszabályok
,
szabványok
,
stb
.)
Elegendőek
az összegyűjtött
információk
?
igen
nem
Stop
„Információgyűjtés”
Start

FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



28

11
. ábra: Információgyűjtés

A közigazgatásban működő folyamatokkal kapcsolatos információk begyűjtése az itt
bemutatott információgyűjtési technikák kombinálásával javasolt. Mindenképpen gyűjtsünk
információt a közigazgatásban dolgozóktól és az ő munkájukat támogató szakemberektől (p
l.:
folyamatszervezők, IT szakemberek). Lehetőségeinkhez mérten próbáljuk meg bevonni a
folyamat érdekelt feleit (pl.: a folyamat „ügyfelét”), növelve a valószínűségét annak, hogy
választ kapunk arra a kérdésre, mely közigazgatási folyamatok/folyamat eleme
k/folyamat
csoportok IT
-
vel való támogatása lenne célszerű.

5.1.

A vonatkozó jogszabályok azonosítása és feldolgozása

A jogszabályi háttér ismerete elengedhetetlen az információgyűjtés során. A
jogszabálykutatás alapvető célja, hogy információkat szolgáltasson

a szervezet elektronikus
közigazgatást érintő szabályozási, szervezeti, működési környezetéről, viszonyairól, és az
azokban szükséges változtatásokról.

A jogszabályok kutatását egészíti ki a szervezet belső normáinak elemzése, amely a szervezet
felépítése, a működési környezet, az iratok kezelése valamint a releváns munkamódszerek
tekintetében nyújt nélkülözhetetlen adatokat.

A jogszabályi háttér vizsgálata során azonosítani kell a vonatkozó:



törvényeket,



Országgyű
lési határozatokat,



minisztériu
mi és kormány
rendeleteket,



önkormányzati rendeleteket.

A feltárt jogszabályok és belső normák részletes és alapos vizsgálatához szükség van arra,
hogy a mindenkori legfrissebb, tehát a vizsgálatkor hatályos normák a rendelkezésre álljanak.
Fontos azt is fi
gyelembe venni, hogy a már érvényes, de még nem hatályos jogszabályok,
szabályzatok, vagy azoknak még el nem fogadott, csak javaslat formájában létező változatai
hatással lesznek
-
e az elektronikus

közigazgatás megvalósítására.

A jogszabályok vizsgálatánál
figyelembe kell venni a már megvalósított elektronikus
eljárásokat, továbbá azt is, hogy a többi eljárás körében melyek azok, melyek
elektronizálásának nincs jogszabályi akadálya.

A különböző


az e
-
közigazgatás szempontjából releváns


normák elemzésénél
vizsgálni
kell, hogy azok mennyire érthetőek, egyértelműek, pontosan meghatározottak. Az e
-
közigazgatás egységes terminológiáján túl fontos, hogy az e
-
közigazgatással kapcsolatba
kerülő más normák is azonos kifejezéseket használjanak azonos jogintézményekr
e.

A jogszabályok egyértelműségének, teljességének vizsgálatára azért is különösen nagy súlyt
kell helyezni a közigazgatási folyamatok informatikai támogatásának bevezetésénél, az
elektronikus közigazgatás megvalósításánál, mert manuális ügyintézés esetén
még számítani
lehet az ügyintéző jóhiszemű jogalkalmazására a jogszabályi hiányosságok, pontatlanságok
áthidalása érdekében, de a folyamatok automatizálása általában kizárja ilyen „kreatív”
megoldásokat.

Törekedni kell az alá
-
fölé rendeltségi viszonyok meg
állapít
á
sára. Tisztázni kell, hogy melyek
azok a szervezeti egységek, melyek hatáskörébe hatósági ügyek tartoznak, melyek azok,
amelyeknél szükséges lehet IT támogatás kialakítása (pl. belső nyilvántartások,
FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



29

szervezetirányítási rendszerek stb.). Az IT rend
szer alkalmassága az elektronikus ügyintézés
megvalósítására növeli a szervezet lehetőségeit az elektronikus ügyintézés hatékony
megvalósítására.

Általában az elsődleges feladat azon szakterületi szabályozási dokumentumok összegyűjtése,
amelyek kimondottan

az informatikai támogatással ellátandó, automatizálandó eljárásokhoz
kapcsolódnak.

Az egyes közigazgatási eljárások folyamatát általában a jogszabályok
szigorúan szabályozzák, ezért a legtöbb információ pusztán a jogszabályok elemzésével is
begyűjthető,
í
gy

a későbbi interjúk alkalmával csak a helyi sajátosságokat (pl. az adott ügyben
eljárni jogosult szervezeti egység neve, a feladatok ügyintézők között megosztása, az ügyben
fizetendő illeték/igazgatási szolgáltatási díj megfizetésének módja, lehetőségei,

esetleges nem
világos rendelkezések tisztázása) kell megkérdezni.

A vonatkozó és releváns ágazati
jogszabályok összegyűjtéséhez a szervezet kapcsolattartóiként megjelölt illetékes
munkatársainak segítségét kell kérni. Az adott szerv segítsége nélkül a jog
szabálynak nem
minősülő belső normák nem ismerhetők meg, hiszen ezek többnyire vezetői utasításokban
találhatók, amelyek a szerv belső körülményeit, működését szabályozzák, nyilvánosan nem
elérhetők.

A jogszabályok listája általában megtalálható az adott s
zerv (vagy a szervet
felügyeletét ellátó szerv) honlapján is
.

Ezen kívül a jogszabálykeresőkben a megfelelő
tárgyszavak begépelésével (az adott szervezet neve, az elektronikus ügyintézés bevezetését
tárgyát képező eljárások megnevezése) a megvizsgálni szük
séges jogszabályok
megtalálhatóak.

Nem elég azonban csak az ágazati, szakterületi jogszabályokat és egyéb normákat felderíteni
és tanulmányozni, hanem ismerni kell mindazon általános jogszabályokat is, amelyek a
vizsgálandó folyamatokkal kapcsolatosan vala
milyen relevanciával bírnak. Így például a

közigazgatási ügyintézéshez szorosan kapcsolódik az iratkezelés (érkeztetés, iktatás,
szignálás, kiadmányozás, postázás stb.) területe, ezért a
z ezzel kapcsolatos jogszabályok, ill.

szerv iratkezelési szabályainak

alapos tanulmányozása is nélkülözhetetlen a hatékonyan
működő elektronikus rendszer bevezetéséhez.

Nyilvánvaló, hogy az elektronikus
ügyintézéssel, elektronikus dokumentumokkal, elektronikus aláírással kapcsolatos
jogszabályok rendelkezéseit is figyelembe

kell venni, ha informatikai eszközökkel kívánunk
támogatni közigazgatási folyamatokat. Az adatvédelem, titokvédelem nagyon sok
közigazgatási eljárásnál szerepet játszik, és bár az ezekre vonatkozó alapnormák azonosak a
manuális és az elektronikus ügyintéz
és esetén, az informatikai megoldások sajátos gyakorlati
megfontolásokat kívánnak. Az adatvédelmi biztosnak és az Alkotmánybíróságnak is vannak
speciálisan az elektronikus megoldásokra vonatkozó állásfoglalásai, határozatai ebben a
témában, amiket ismerni
kell.

A teljesség igénye nélkül fe
l
tüntetünk néhány, a jogi szabályozásra vonatkozó forrást.



Magyar Közlöny
(
http://www.magyarkozlony.hu
)



http:
//www.magyarorszag.hu/kereses/jogszabalykereso

(
http://www.kozadattar.hu
)



Complex CD Jogtár

A legfontosabb vonatkozó jogszabályok:



2005. évi XC. törvény az elektronikus információszabadságról;



2004. évi CXL. törvény

a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános
szabályairól;



2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról;

FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



30



1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag
védelméről;



1992. évi LXIII. törvény a személ
yes adatok védelméről és a közérdekű adatok
nyilvánosságáról



335/2005. (XII.29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének
általános követelményeiről;



193/2005 (IX.22.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól;



194/2005. (IX.22.) Korm. rendelet a közigazgatási hatósági eljárásokban felhasznált
elektronikus aláírásokra és az azokhoz tartozó tanúsítványokra, valamint a
tanúsítványokat kibocsátó hitelesítés szolgáltatókra vonatkozó követelményekről;



195/2005. (IX.22
.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézést lehetővé tévő
informatikai rendszerek biztonságáról, együttműködési képességéről és egységes
használatáról;



18/2005. (XII. 27.) IHM rendelet a közzétételi listákon szereplő adatok közzétételéhez
szükséges közzé
tételi mintákról;



13/2005. (X. 27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton
történő másolat készítésének szabályairól;



12/2005. (X. 27.) IHM rendelet az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható
dokumentumok részletes technikai s
zabályairól;



24/2006. (IV. 29.) BM
-
IHM
-
NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél
alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről;



305/2005. (XII. 25.) Korm. rendelet a közérdekű adatok elektronikus közzétételére, a
z
egységes közadatkereső rendszerre, valamint a központi jegyzék adattartalmára, az
adatintegrációra vonatkozó részletes szabályokról;

A vizsgálat tárgyát képező szerv alábbi belső normáit célszerű megvizsgálni:



Szervezeti és működési szabályzat (SzMSz) (á
ltalában jogszabály tartalmazza);



A szervezet feladatkörébe tartozó eljárások esetében az elektronikus ügyintézésre
vonatkozó jogszabály és belső szabályzatok;



Ügyrend;



Iratkezelési szabályzat;



Irattári terv;



Informatikai biztonsági szabályzat (IBSz);



Kiad
mányozási rend;



ISO folyamatleírások;



A minőségbiztosítási rendszerhez kapcsolódó szabályzat;



Adatvédelmi szabályzat;



stb.

5.2.

Dokumentumok átvizsgálása

Ebben a fejezetben a dokumentumátvizsgálás tevékenységet tekintjük át, a leírás a SEI
SCAMPI A
[B41]

módszertani leírása alapján készült. A leírásban arra törekedtünk, hogy a
dokumentumátvizsgálást röviden, de mégis jól bevált gyakorlatokkal gazdagítva

mutassuk be.

A folyamatok feltérképezéséhez szükséges információk jelentős része kinyerhető a
rendelkezésre álló dokumentumokból, ezek tartalmazzák a legtöbb közvetlen bizonyítékot a
FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



31

folyamatok gyakorlati működésére vonatkozóan. Éppen ezért, ha részletes
rálátást szeretnénk
a szervezet gyakorlataira, a dokumentumok átvizsgálása egy hatékony módszer lehet.

A dokumentumátvizsgálók gyakran abba a hibába esnek, hogy mindet megpróbálnak
elolvasni, annak érdekében, hogy a folyamatleíráshoz szükséges minden fonto
s információt
megszerezzenek. A dokumentumok átvizsgálása igen időigényes lehet, ha nem egy jól
meghatározott céllal végezzük, vagy nem egy adott információt keresünk.


A dokumentumok megfelelő átvizsgálásához szükséges lépések:



Létre kell hozni (és karban

kell tartani) egy dokumentumlistát, melybe azok a
dokumentumok kerülnek, amelyeket át szeretnének vizsgálni. Ebbe a listába kerül bele
minden olyan dokumentum, amely forrása lehet egy keresett információnak.



A dokumentumokból származó információkat szemlé
zni kell (át kell nézni) és a
szemle során meg kell határozni, hogy kinyert információk elfogadhatók
-
e vagy sem.



Meg kell határozni, hogy a kinyert információk mely folyamatok értelmezésénél,
feldolgozásánál, leírásánál stb. segíthetnek.



Meg kell határozni
, hogy az adott információ mely szervezeti egységhez tartozik
(hatáskör, felelősség, végrehajtó stb.).

Paraméterek és korlátok



A dokumentum átvizsgálás az interjúkat támogatja, és abban segít, hogy láthassuk,
hogy az interjún elhangzottak milyen formában v
alósulnak meg a gyakorlatban.



Általában csak olyan dokumentumokat kell / érdemes átvizsgálni, melyek az
átvizsgálási folyamatot megelőzően készültek.

Opcionális lép
é
sek



Azon szervezetnél, amely a dokumentumait egy (webes) dokumentumkezelő
rendszerben tárol
ja, a szervezet egy tagja mutassa be az adott rendszert és
dokumentumstruktúrát.



A webes linkek helyességét az interjúk előtt le kell ellenőrizni, hogy a felmérő csapat
zavartalanul végezhesse a munkáját.



Az olyan eszközök, mint például kérdőívek, folyamat
leírások, bemutatóanyagok
hasznosak lehetnek a folyamatok feltárásnál.

Megvalósítási tanácsok



Keressük a folyamatok nyomait a dokumentumokban.



A dokumentum átvizsgálás során nem szükséges minden egyes folyamathoz vagy
gyakorlathoz pontosan egy dokumentumot

találni. Egy dokumentum tartalmazhat
információkat több folyamathoz vagy gyakorlathoz is.



Érdemes még a felmérő csapat megérkezése előtt a már létező dokumentumokat egy
listába felvenni és a folyamatokhoz illetve gyakorlatokhoz kötni. Számos,
folyamatfejl
esztést (is) végző szervezetnél ez a hozzárendelés eleve elérhető. Azoknál
a szervezeteknél, amelyek nem kezelnek ilyen listát, a felmérést végző csapatnak kell
megtalálnia a kapcsolatokat, így a felmérést nyilvánvalóan több időbe kerül
végrehajtani.

A dok
umentumok három szintje



A vizsgálat tárgyát képező dokumentum három különböző szintre sorolható:

Szervezeti szintű,

Projekt szintű,

Megvalósítási szintű.



A szervezet szintű dokumentumok rálátást nyújtanak a szervezet szintű irányelvekre,
policy
-
kra, és a s
zervezeti szintű folyamatokra. Így sok esetben a csapatnak nem
FOLYAMATLEÍRÁST SEGÍTŐ MÓDSZERTANI AJÁNLÁS



32