EAS pour Exchange Outlook 2003: Manuel Utilisateur

flippantmewlingSecurity

Jun 19, 2012 (5 years and 4 months ago)

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EAS pour Exchange
Outlook 2003: Manuel
Utilisateur
EAS 6.1
Revision 1.3



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PERMITTED BY APPLICABLE LAW.
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Thursday, December 11, 2008





© 2008 Autonomy EAS pour Exchange

Outlook 2003: Manuel Utilisateur
,
EAS 6.1
3
Table des matières
Chapitre 1 Archivage avec EAS de Autonomy 5
A propos de l’archivage des éléments Microsoft Outlook..................................................................5

Eléments relatifs à l’archivage dans votre environnement Outlook....................................................5

Barre d'outil d'archivage 6

Icônes dans la boite aux lettres 7

Chapitre 2 Utiliser les fonctionnalités de l’archivage 9
Marquer un élément pour être archivé...............................................................................................9

Archiver un élément immédiatement...............................................................................................10

Eviter qu’un élément soit archivé.....................................................................................................10

Récupérer un élément archivé.........................................................................................................11

Comment travailler avec les messages 11

Restaurer un élément......................................................................................................................11

Effacer un élément de l’archive........................................................................................................12

Rechercher dans l’archive...............................................................................................................12

Utilisation des résultats de la recherche 14

Rechercher des messages d’autres utilisateurs..............................................................................14

Sauvegarder vos recherches les plus utilisées................................................................................14

Afficher des recherches fréquemment utilisées...............................................................................15

Astuces de recherche......................................................................................................................15

Rechercher avec des wildcards 16

Recherche avec des mots multiples 16

Langues supportées pour la recherche 17

Desktop Search ou la recherche instantanée..................................................................................18

Ajouter un partage réseau à desktop search 19

Synchronisation des éléments archivés pour un travail hors connexion..........................................20

Accès aux messages archivés avec un explorateur........................................................................20

Afficher les éléments archivés depuis le client Web 20

Rechercher dans ses archives avec le client web EAS 21

Effacer les raccourcis vers les éléments archivés 22






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Outlook 2003: Manuel Utilisateur
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EAS 6.1
5
Dans ce chapitre
A propos de l’archivage des éléments Microsoft Outlook............5
Eléments relatifs à l’archivage dans votre environnement Outlook 5


A propos de l’archivage des éléments Microsoft
Outlook
Votre entreprise a implémenté le système Enterprise Archiving Solution (EAS) de Autonomy,
un puissant outil qui aide à s’assurer que les messages électroniques ainsi que les autres
éléments de votre boite aux lettres sont
 enregistrés de manière sécurisée
 conservés pour une période donnée en raison de lois ou par volonté de votre entreprise
EAS peut aussi être configuré afin d’améliorer les performances du système de messagerie de
votre entreprise. Ceci est possible en supprimant les éléments les plus vieux de votre boite aux
lettres, soit immédiatement après leur archivage soit plus tard.
Ceci est un des aspects d’EAS qui peut affecter votre travail. Quand les anciens éléments sont
supprimés, ils sont remplacés dans votre boite aux lettres par une version condensée de
l’élément, on l’appelle “raccourci”. Le raccourci vers un message contient par exemple, les
informations originales sur le message (sujet, date, etc.) ainsi que le corps du message.
Certaines entreprises ne font apparaitre que quelques lignes du message. Certaines
entreprises suppriment aussi les anciens raccourcis de la boite aux lettres dans un souci de
performance.
Certaines fonctionnalités décrites dans ce document peuvent ne pas être implémentées dans
votre entreprise ou ne peuvent s’appliquer qu’à certains utilisateurs.

Eléments relatifs à l’archivage dans votre
environnement Outlook
EAS de Autonomy ajoute de nouveaux éléments sur votre client Outlook ainsi qu’un client Web
afin d’explorer vos archives. Une barre d’outils vous donne un accès rapide aux fonctionnalités
de l’archivage. Vous verrez aussi de nouveaux icônes relatifs à l’archivage dans Microsoft
Outlook 2007. Chacun de ces nouveaux éléments est décrit dans les différentes parties de ce
document.

C
H A P I T R E
1
Archivage avec EAS de Autonomy


Archivage avec EAS de Autonomy

6
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EAS 6.1

Barre d'outil d'archivage
Note: Certaines fonctionnalités peuvent ne pas être implémentées dans votre entreprise.
Contacter votre administrateur de messagerie pour de plus amples informations.
Les boutons d’archivage sont ajoutés à votre barre d’outils Outlook.

Certains boutons ne sont disponibles seulement lorsque vous sélectionnez certains messages.
Par exemple lorsque vous sélectionnez un élément qui n’a pas été archivés vous pouvez
cliquer
Archiver.
Certaines fonctionnalités ne dépendent pas de l’état d’un élément sélectionné. Par exemple
vous pouvez rechercher dans votre archive, lancer le client Web pour voir votre archive ou
accéder au fichier d’aide concernant l’archivage à tout moment.

Bouton
Description

Ouvrir
Ouvrir un élément archivé Affiche une version en lecture seule de
l’élément associé au raccourci.

Restaurer
Restaurer un élément archivé Copie l’élément sélectionné au
raccourci dans votre boite aux lettres. Cet élément apparait
comme un message normal et non archivé.

Archiver
Maintenant
Archiver Maintenant L’élément sera archivé quelques secondes
après avoir cliqué sur ce bouton

Archiver
Marquer pour archivage L’élément sélectionné sera archivé lors de
la prochaine tâche d’archivage. Consulter la section “Marquer un
élément pour archivage” pour de plus amples informations.

Ne pas
Archiver
Ne pas archiver L’élément sélectionné ne sera pas archivé.
Consulter la section « Eviter qu’un élément soit archivé » pour de
plus amples informations

Effacer
Effacer de l’archive efface le raccourci vers un élément archivé de
votre boite aux lettres.

Rechercher
Rechercher dans l’archive Ouvre une fenêtre dans laquelle vous
pouvez faire une recherché sur vos éléments archives avec de
multiples critères.

Lancer explorateur archive affiche un client Web dans lequel vous
pouvez consulter ainsi que rechercher dans votre archive.


Eléments relatifs à l’archivage dans votre environnement Outlook

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7
Bouton
Description

Sync
Synchroniser l’archive en mode hors connexion Télécharge une copie
de vos messages archivés dans un répertoire sur votre ordinateur
pour que vous puissiez lire votre archive lorsque vous travaillez
en mode hors connexion.

Aide Explique les fonctionnalités de l’archivage et fournis des
informations concernant la recherche dans l’archive.


Icônes dans la boite aux lettres

Icône
Description

Raccourci vers un élément archivé.

Elément sélectionné pour archivage.

Elément sélectionné pour ne pas être archivé.






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EAS 6.1
9
Dans ce chapitre
Marquer un élément pour être archivé........................................9
Archiver un élément immédiatement...........................................10
Eviter qu’un élément soit archivé................................................10
Récupérer un élément archivé....................................................11
Restaurer un élément..................................................................11
Effacer un élément de l’archive...................................................12
Rechercher dans l’archive...........................................................12
Rechercher des messages d’autres utilisateurs..........................14
Sauvegarder vos recherches les plus utilisées...........................14
Afficher des recherches fréquemment utilisées..........................15
Astuces de recherche.................................................................15
Desktop Search ou la recherche instantanée.............................18
Synchronisation des éléments archivés pour un travail hors connexion 20
Accès aux messages archivés avec un explorateur...................20


La procédure qui suit décrit comment accéder aux fonctionnalités liées à l’archivage depuis les
boutons dans la barre d’outils d’Outlook 2007 depuis la fenêtre principale, ou dans la barre
d’outils des messages, tâches, calendrier et autres fenêtres.

Marquer un élément pour être archivé
Les éléments dans votre boite aux lettres peuvent être archivés de manière automatique grâce
à une politique centralisée par exemple :
 Tous les messages plus vieux que 6 mois.
 Des messages qui se trouvent dans des répertoires particuliers.
 Les messages qui possèdent le mot “urgent” dans leur sujet.
Veuillez contacter votre administrateur de messagerie afin de connaitre la politique d’archivage
qui est employée dans votre entreprise.
1 Dans votre boite aux lettres sélectionner un pour plusieurs éléments.
2 Cliquer sur le bouton
Archiver.
Cet icône
est affiché pour chaque message sélectionné. Ainsi ces messages seront
archivés lors de la prochaine tâche d’archivage.
Note: Les raccourcis ne s’appliquent pas aux calendriers ou tâches même si ces éléments
seront bien archivés.
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H A P I T R E
2
Utiliser les fonctionnalités de l’archivage


Utiliser les fonctionnalités de l’archivage

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Astuce: Pour annuler l’action il suffit de recliquer sur le même bouton.
L’icône "Archiver" n’apparait pas ?
Si votre client de messagerie Microsoft Outlook fonctionne en mode Exchange mise en cache,
l’icône ne change pas pour indiquer que le message a été marqué pour archivage. Afin de
confirmer qu’il a été marqué, faire un click droit sur le message et sélectionner Catégories. Dans
la boite de dialogue il y’a une case à cocher pour l’élément marquer pour archivage.

Archiver un élément immédiatement
3 Dans votre boite aux lettres, sélectionner un ou plusieurs éléments.
4 Cliquer sur
Archiver Maintenant.
L’élément sélectionné est archivé quelques secondes plus tard et l’icône correspondant
change pour devenir un élément archivé.
Notes:
• Les raccourcis ne s’appliquent pas aux calendriers ou tâches même si ces éléments seront
bien archivés.
• La fonction archiver maintenant peut ne pas être configuré pour tous les éléments
contenus dans la boite aux lettres. Si vous cliquez sur un le bouton archiver maintenant
mais qu’il ne correspond pas à la politique d’archivage immédiat il sera alors archivé un
peu plus tard lors de la tâche d’archivage nocturne.


Eviter qu’un élément soit archivé
Les éléments peuvent être marqués afin qu’ils ne soient pas archivés.
1 Dans votre boite aux lettres sélectionner un ou plusieurs éléments que vous ne voulez pas
voir archiver.
2 Cliquer sur
Ne pas archiver.
Cet icône est affiché pour chaque élément indiquant qu’ils ne seront pas archives.
Austuce: Pour annuler l’action il suffit de recliquer sur le même bouton.


Récupérer un élément archivé

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L’icône "Ne pas Archiver" n’apparait pas ?
Si votre client de messagerie Microsoft Outlook fonctionne en mode Exchange mise en cache,
l’icône ne change pas pour indiquer que le message a été marqué pour ne pas être archivé.
Afin de confirmer qu’il a été marqué, faire un click droit sur le message et sélectionner
Catégories. Dans la boite de dialogue il y’a une case à cocher pour l’élément marquer pour ne
pas être archivé.
Même des éléments étant marqués comme ne devant pas être archivés seront archivés dans
certains cas par exemple si la taille de votre boite aux lettres atteint sa taille limite. Utiliser le
bouton
Ne pas Archiver pour spécifier qu’un élément ne doit pas être archivé.
Il est aussi possible que certains répertoires soient exclus de la politique d’archivage. Contacter
votre administrateur de messagerie pour connaitre la politique d’archivage appliquée dans
votre entreprise.

Récupérer un élément archivé
Les éléments archivés sont identifiés avec l’icône suivant
, faisant référence à un raccourci.
Pour récupérer et afficher un élément archivé, double cliquer dessus, ou le sélectionner et
presser la touché Entrée

Comment travailler avec les messages
Quand vous récupérez un message de l’archive, une copie du message est transférée depuis
l’archive, stockée temporairement sur votre bureau puis ouverte. Une fois que le message est
fermé cette copie est supprimée.
Vous ne pouvez pas changer le message original qui est dans l’archive cependant vous pouvez
faire les opérations suivantes :
 le transférer à une autre personne
 ouvrir une pièce jointe et la sauvegarder sur le disque
 imprimer une copie du message
 répondre au message
Tous les changements faits sur le message ou sur les pièces jointes (non sauvegardées sur le
disque) sont perdus quand la copie du message est fermée. Si vous voulez qu’un message
archivé soit éditable, il est nécessaire de le restaurer. Consulter la section Restaurer un
élément (à la page 11).

Restaurer un élément
1 Dans votre boite aux lettres, sélectionnez un ou plusieurs raccourcis correspondants aux
éléments archivés. Les raccourcis sont identifiés par l’icône suivant:
.
2 Cliquez sur
Restorer.
Les éléments associés aux raccourcis sont alors restaurés dans votre boite aux lettres.
Une fois restaurés, vous pouvez effectuer les opérations habituelles sur ces éléments.


Utiliser les fonctionnalités de l’archivage

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Effacer un élément de l’archive
Astuce: si vous souhaitez seulement éliminer un raccourcis, sélectionnez le et pressez la touche
Suppr. L’élément archivé reste dans l’archive* et peut toujours être trouvé via l’outil de
recherche.
1 Dans votre boite aux lettres, sélectionnez un ou plusieurs raccourcis correspondants aux
éléments archivés. Les raccourcis sont identifiés par l’icône suivant:
.
2 Cliquez sur
Supprimer.
3 Les raccourcis pointant sur les éléments de l’archive sont alors supprimés de votre boite
aux lettres. L’élément archivé est marqué comme étant à supprimer.
Note: La suppression d’éléments archivés est contrôlée par votre administrateur de messagerie.
Il est possible que les éléments marqués pour la suppression ne le soient pas réellement, voire
non supprimés immédiatement. Dans ce cas, les éléments marqués pour la suppression
peuvent encore être retrouvé au sein de l’archive grâce à l’outil de recherche.

* Les articles archivés ne correspondant pas aux raccourcis dans des boîtes aux lettres
d'utilisateur peuvent être supprimés selon les règles de maintenance des archives en vigueur
au sein de votre organisation. Contactez votre administrateur de messagerie pour plus
d'information.

Rechercher dans l’archive
Notes:
• Cet outil de recherche ne trouve que les éléments qui ont été préalablement archivés. Les
éléments marquée “à archiver”, lors du prochain archivage, ne peuvent pas être retrouvés
dans l’archive.
• Les éléments archivés peuvent aussi être trouvés en utilisant Desktop Search (Windows
XP et Windows 2003) ou les fonctions de recherche instantanée (Windows Vista). Pour de
plus amples informations, consulter Desktop Search ou la recherche instantanée (à la
page 18).

1 Cliquez sur
Recherche.
2 Rentrez le ou les critères de recherche dans la boite de dialogue. Vous pouvez utiliser des
combinaisons de critères de recherche:
Contenus: Textes inclus dans les messages et les pièces jointes.
Astuce: Dans le champ “Contenus”, vous pouvez rechercher des messages par catégorie
Outlook. Entrez « EASCategories » suivi d’une virgule puis du nom de la catégorie
Exemple: « EASCategories:International »
Objet: Texte dans le champ Sujet du message
A et De: Noms des destinataires et émetteurs du message.


Rechercher dans l’archive

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Astuce: Cliquer sur l’icône en forme de livre à coté des champs A et De pour ajouter des
personnes de votre carnet d’adresse.
Pièce jointe: Nom de la pièce jointe.
Date De/A: Les dates entre lesquelles vous voulez limiter la recherche.
Dossier: Dossier dans lequel vous voulez limiter votre recherche.
Astuce: Vous pouvez utiliser les WILDCARDS dans la plupart de ces champs. Se réferer à
Astuces de recherche (à la page 15) pour plus d’information sur les WILDCARDS et
autres syntaxe de recherche.
3 Choisissez les boites aux lettres que vous voulez scanner. Si vous avez les droits d’accès
sur d’autres comptes de messagerie, les noms de ces comptes se trouvent dans le listing à
la suite du votre. Marquez les comptes que vous souhaitez scanner pour effectuer une
recherche sur l’ensemble de leurs boites aux lettres.

4 Sélectionnez l’option Inclure les dossiers publics si vous souhaitez scanner le contenu des
dossiers publics.
5 Sélectionnez l’option Recherche combinée si votre entreprise utilise EAS pour Fichiers et si
vous souhaitez scanner le contenu de l’archive de fichiers.
Note: La recherche multi-langage n’est pas supportée par EAS pour Fichiers. Seuls les
fichiers écris dans le langage du système d’exploitation peuvent être retrouvés.
6 Cliquer sur Rechercher.
Les messages ou fichiers correspondant à vos critères de recherche sont listés en bas de
la fenêtre de recherche.
7 Double-cliquer sur les éléments retrouvés pour en voir le contenu.
Note sur la recherche multi langage: Pour de meilleurs résultats lors d’une recherche multi langage
comprenant différents jeux de caractères (par exemple, Cyrillic) dans un même message, il est
préférable de scanner le corps du message. Les autres champs de recherche (par exemple,
Sujet, A, De), ne supportent que des recherches sur des caractères latins (utilisés en Anglais,
en Français) plus le jeu de caractères utilisé par la machine.



Utiliser les fonctionnalités de l’archivage

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Utilisation des résultats de la recherche
 Double-cliquez sur un élément des résultats de la recherche pour l’ouvrir.
 Pour une ouverture multiple, cliquez droit et sélectionnez Ouvrir message/fichiers.
 Pour restaurer une sélection multiple de messages, cliquez droit et sélectionnez Restaurer
Message/Files.
Note: Restaurer des éléments depuis le résultat de recherche ou ouvrir des éléments avec le
menu clic-droit sont des options qui ne sont pas nécessairement installées dans votre
configuration EAS.

Rechercher des messages d’autres utilisateurs

Quand la boite de dialogue de recherche s'ouvre vous voyez une liste d'utilisateurs dont les
archives sont disponibles pour la recherche. Si vous n'avez accès à aucune autre boîte aux
lettres, votre nom est la seule entrée dans la liste.
Choisissez un ou plusieurs utilisateurs en marquant les noms appropriés. Les résultats de
recherche incluent tous les messages qui rencontrent les critères de recherche des utilisateurs
sélectionnés.

Sauvegarder vos recherches les plus utilisées
Pour sauver des critères de recherche que vous voulez réutiliser, cliquez
Sauvegarder
Recherche dans la fenêtre de recherche. Vous devez indiquer un nom pour votre recherche, par
exemple, « audit hebdomadaire».



Afficher des recherches fréquemment utilisées

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Afficher des recherches fréquemment utilisées
Pour charger une recherche précédemment sauvegardée, cliquez
Restaurer Recherche dans
la fenêtre de recherche, choisissez la recherche que vous voulez utiliser et cliquez le bouton
Recherche.

Astuces de recherche
Le service de recherche d'archives est très puissant et permet de cibler très précisément ce
que vous recherchez.
Recherche d'une expression exacte : Écrivez l'expression, par exemple, « l'information
confidentielle sur John Doe», dans le champ de contenu (qui recherche également dans la
zone d'identification de sujet et pièce jointe.
Si vous n'êtes pas sûr de l'expression exacte vous voulez rechercher, lancez la recherche en
utilisant des mots multiples (se réferer à "Recherche avec des mots multiples" à la page 16)
ou recherchant avec des WILDCARDS (se réferer à "Rechercher avec des wildcards" à la
page 16).
Que faire si je n'obtiens pas les résultats je prévoyais ?
 Vérifiez que, lors d’une nouvelle recherche, tous les autres champs soient vide et ne
contiennent pas des éléments d’une recherche précédente.
 Si une recherche produit un trop grand nombre ou trop peu de résultats, essayez de
nouveau en écrivant moins ou plus d'information dans les critères de recherche.
 Ajoutez des informations dans plusieurs champs pour rétrécir votre recherche. En
d'autres termes, si vous mettez « dépenses » dans le domaine de contenu et « rapport »
dans le domaine du sujet, vous trouverez seulement des messages qui satisferont ces
deux critères.
Que faire si ma recherche est trop longue? Essayez d’être plus spécifique dans ce que vous
recherchez. Par exemple, vous obtiendrez de meilleurs résultats en recherchant les mots «
John Doe» qu’en recherchant juste « John ».
Pour plus d'information sur l’affinement de votre recherche, voyez Recherche avec des mots
multiples (à la page 16).



Utiliser les fonctionnalités de l’archivage

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Rechercher avec des wildcards
Vous pouvez utiliser des opérateurs de type wildcard (un astérisque [*] ou un point
d’interrogation [?]) pour rechercher du texte dans l’archive EAS. Ils vous permettent de
rechercher un groupe de mot qui contient la même structure. Ceci est intéressant pour trouver
des dérivés et plusieurs orthographes pour un mot.
Placer un caractère de type wildcard (un astérisque [*] ou un point d’interrogation [?]) dans une
chaine de caractère pour rechercher les correspondances d’un mot sauf le caractère de type
wildcard.
Exemple :
*man peut trouver des mots comme human, sandman, woman
man? peut trouver des mots comme manage, mandate, manatee, mandible
ma*e peut trouver des mots comme mane, mare, mate, maze

Recherche avec des mots multiples
Recherche des mots multiples
Employez le mot AND pour séparer des mots multiples que vous voulez rechercher dans le
contenu de messages, sujets, et ainsi de suite.
Par exemple, « John AND Doe AND confidentiel » dans le contenu recherche des résultats
seulement dans les messages contenant tous mots « John » et « Doe » et « confidentiel »
utilisé soit ensembles (par exemple. « John Doe a indiqué comment maintenir toute
l'information confidentielle »), ou séparément (par exemple. « M. Doe " apparaissant dans le
texte du message, ainsi qu’une pièce jointe appelée « l'information confidentielle » qui contient
le mot « John »).
Recherches d’alternatives
Employez le mot OR pour séparer des mots alternatifs que vous voulez rechercher dans les
contenus de messages, sujets, et ainsi de suite.
Par exemple, « John OR Doe OR confidentiel » dans le champ Sujet auraient comme résultats
les messages avec les mots « John » ou « Doe » ou « confidentiel » dans le champ sujet. Ceci,
par exemple, reviendrait à trouver des messages concernant « John Smith », « M. Doe -
confidentielle ", « Fred Doe » aussi bien que « John » et « confidentiel » seuls.
Les détails sur la syntaxe de recherche sont fournis dans le tableau suivant :
Symbole
Action et syntaxe
AND (&) Trouve uniquement des documents contenant tous les mots ou
phrases spécifiés. Exemple: pumpkin AND pie
OR (|) Trouve des documents contenant au moins un des mots ou phrases
spécifiés Par exemple: apple OR orange
BEFORE Trouve des documents qui contiennent des mots placés dans un
ordre relatif tel que spécifié avec l’expression BEFORE.
Exemple: "Fred BEFORE Bloggs" trouve tous les documents ou "fred"
apparait avant "Bloggs" quelque part dans le document.


Astuces de recherche

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Symbole
Action et syntaxe
AFTER Recherche de document contenant les mots dans l’ordre relatif
spécifié par l’expression “ AFTER ”
Exemple: "fred" AFTER "Bloggs" trouve tous les documents ou "fred"
apparaît après "bloggs" dans tout le document.
() Placer les parenthèses autour d’un terme si vous souhaitez les
regrouper entre eux.
Exemple: pizza OR spaghetti et NOT (poissons OR viandes)
Note concernant l’usage des opérateurs logiques

Syntaxe des opérateurs logiques: Vous devez écrire une fonction logique en majuscule.
Recherche des phrases incluant les mots comme "or": Si vous avez besoin d’utiliser des mots
comme OR ou AND dans une requête, les mettre entre guillemets pour les distingués d’une
commande qui porterait le même nom. Par exemple, si l’on recherche la ville de Portland et une
autre, Oregon or l’abréviation du code postal des U.S est, OR, taper Portland AND (Oregon OR
"OR").

Ordres des opérateurs: La recherche suit par défaut un ordre de priorité (AND, BEFORE, OR) en
interprétant une requête qui a plusieurs opérateurs logiques. Pour les requêtes complexes,
cependant, employez les parenthèses pour indiquer l'ordre dans lequel vous voulez que le
moteur de recherche interprète les commandes.

Langues supportées pour la recherche
Actuellement, la recherche multi langue est disponible seulement dans EAS pour Exchange et
EAS pour Lotus Notes.



Utiliser les fonctionnalités de l’archivage

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Desktop Search ou la recherche instantanée
Si votre administrateur de message a configuré votre logiciel d'archivage (EAS) pour
fonctionner avec les applications Windows desktop search (Windows Desktop Search pour
Windows XP et Windows 2003 ou la recherche instantanée pour Windows Vista), les éléments
archivés peuvent être inclus dans les résultats de recherche.
Prés requis:
 EAS doit être configuré par votre administrateur EAS pour fonctionner avec les
applications Windows desktop search
 Pour Windows 2003 ou Windows XP vous devez installer Windows Desktop Search sur
votre ordinateur. (Avec Windows Vista, la recherche instantanée est installée par défaut).
 Les éléments archivés (comme d'autres éléments trouvés avec desktop search) doivent
être indexés par Windows avant de pouvoir être retrouvés en utilisant les applications
desktop search. Tout ré indexer après l'installation du plug in EAS est recommandé.
 Microsoft Outlook doit être ouvert pour rechercher les messages Outlook et leurs pièces
jointes.
 Microsoft Outlook doit fonctionner en mode Exchange mis en cache. Contacter votre
administrateur de messagerie pour de plus amples informations.
 Pour rechercher des éléments archivés sur un partage réseau, vous devez ajouter ce
partage réseau dans les emplacements inclus pour l'indexation. Consulter Ajouter un
partage réseau à desktop search (à la page 19).
Pour trouver des éléments archivés avec l’application Windows desktop search:
1 Lancer l'application et entrer vos critères de recherche.
2 Cliquer sur Ordinateur.
Le résultat de la recherche peut contenir des raccourcis vers des messages archivés ou
des fichiers ou les deux. L'extenssion .efa représente un élément archivé. Cette extension
n'est pas visible dans Windows Vista.
Note: Les pièces jointes sont aussi prises en compte dans la recherche.
3 Cliquer sur le raccourci pour ouvrir un élément archivé.
 Si vous avez cliqué sur le raccourci d’un message, une copie du message archivé est
ouverte dans une fenêtre Outlook. Vous pouvez répondre ou transférer le message
comme vous le feriez avec un message Outlook classique.
 Si vous cliquez sur un raccourci fichier, une copie en lecture seule du message est
ouverte. Vous pouvez sauvegarder une copie de ce message pour édition.
Notes:
• Seuls les éléments archivés du compte Outlook principal sont recherchés.
• Pour afficher les documents PDF archivés, vous devez avoir Adobe Reader 7.0 ou
supérieur.




Desktop Search ou la recherche instantanée

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Ajouter un partage réseau à desktop search
Pour rechercher les fichiers sur un partage réseau, vous devez configurer les applications
desktop search pour rechercher ces partages.
1 Faire un click droit sur l'icône de l'application desktop search dans la barre système et
cliquer sur Options de Windows Desktop Search.


2 Dans la boite de dialogue Options d'indexation, cliquer sur Avancé.
3 Cliquer sur l'onglet Ajouter un emplacement UNC.
Note: L'onglet Ajouter un emplacement UNC n'est pas présent par défaut dans Windows
Vista. Si cet onglet n'est pas visible, consulter Installer l'utilitaire UNCFATPH (à la page
19).
4 Dans l'onglet Ajouter un emplacement UNC, entrer le chemin vers un partage de fichier
dans lequel vous voulez rechercher et cliquer sur Ajouter.
Le partage de fichier est ajouté à la liste des emplacements inclus pour l'indexation dans la
boite de dialogue des options.
5 Cliquer sur Fermer.
Le partage de fichier est inclus pour rechercher dans l'application desktop search.

Installer l'utilitaire UNCFATPH
Pour ajouter un partage réseau à votre desktop search "Indexer ces emplacements" vous avez
besoin de l'onglet Ajouter un emplacement UNC dans la boite de dialogue des options Windows
Desktop Search. S'il n'a pas été installé par votre administrateur système, vous pouvez
l'installer sur votre ordinateur.
1 Télécharger UNCFATPHInstaller.msi depuis l'emplacement suivant :
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=f7e981d9-5a3b-4872-a07e-
220761e27283&DisplayLang=en
2 Installer le module.
L'onglet Ajouter un emplacement UNC devrait être visible dans la boite de dialogue des
options de Windows Desktop Search.



Utiliser les fonctionnalités de l’archivage

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Synchronisation des éléments archivés pour un travail
hors connexion
Pré requis: Vos dossiers doivent être configurés pour la mise en cache hors connexion.
Consulter l’aide d’Outlook afin de configurer cette fonctionnalité.
 Pour copier les éléments archivés sur votre ordinateur pour un usage hors connexion,
cliquer sur
Sync.
Notes
• Votre administrateur de messagerie a peut être configuré la synchronisation de l’archivage
de manière automatique et transparente pendant votre session Outlook ou quand vous
fermez Outlook. Vous pouvez continuer de travailler pendant la synchronisation des
éléments archivés.
• La synchronisation des éléments d’archives n’est pas disponible depuis le client Web.


Accès aux messages archivés avec un explorateur
Afficher les éléments archivés depuis le client Web
EAS Web Client vous permet d’utiliser un navigateur afin de voir les éléments archivés
d’Outlook. Vous pouvez aussi voir les messages dans les dossiers publics ainsi que dans les
boites aux lettres d’autres utilisateurs sur lesquelles vous avez un accès.
Afin de voir vos éléments archivés en utilisant un explorateur (sur n’importe quel ordinateur
ayant Microsoft Outlook d’installé) :
1 Depuis le menu Démarrer de Windows, cliquer sur Programmes > ZANTAZ > EAS Client.
EAS lance votre navigateur internet et affiche une page web avec une vue sur vos
éléments archivés. Les autres boites aux lettres sur lesquelles vous avez des permissions
et des dossiers publics sont affichées aussi.
2 Dans l’arborescence, cliquer sur un répertoire.
Les éléments archivés dan le dossier sélectionné se trouvent dans le listing dans le
panneau droite.
3 Cliquer sur les éléments retrouvés pour en voir le contenu.
L'icône trombone est affiché pour chaque message avec les pièces jointes.

Astuce: Pour trier les éléments, cliquer sur le nom d’une colonne.



Accès aux messages archivés avec un explorateur

© 2008 Autonomy EAS pour Exchange

Outlook 2003: Manuel Utilisateur
,
EAS 6.1
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Rechercher dans ses archives avec le client web EAS
Afin de rechercher vos éléments archivés en utilisant un explorateur (sur n’importe quel
ordinateur ayant Microsoft Outlook d’installé) :
1 Depuis le menu Démarrer de Windows, cliquer sur Programmes > ZANTAZ > EAS Client.
2 Cliquer Rechercher
.
La fenêtre de recherche s’affiche.
3 Rentrez le ou les critères de recherche dans la boite de dialogue. Vous pouvez utiliser des
combinaisons de critères de recherche:
Contenus: Textes inclus dans les messages et les pièces jointes.
Astuce: Dans le champ "Contenus", vous pouvez rechercher des messages par catégorie
Outlook. Entrez « EASCategories » suivi d’une virgule puis du nom de la catégorie
Exemple: « EASCategories:International »
Objet: Texte dans le champ Sujet du message
A et De: Noms des destinataires et émetteurs du message.
Pièce jointe: Nom de la pièce jointe.
Dossier: Dossier dans lequel vous voulez limiter votre recherche.
Date De/A: Les dates entre lesquelles vous voulez limiter la recherche.
Astuce: Vous pouvez utiliser les WILDCARDS dans la plupart de ces champs. Se réferer à
Astuces de recherche (à la page 15) pour plus d’information sur les WILDCARDS et
autres syntaxe de recherche.
4 Choisissez les boites aux lettres que vous voulez scanner. Si vous avez les droits d’accès
sur d’autres comptes de messagerie, les noms de ces comptes se trouvent dans le listing à
la suite du votre. Marquez les comptes que vous souhaitez scanner pour effectuer une
recherche sur l’ensemble de leurs boites aux lettres.
5 Sélectionnez l’option Inclure les dossiers publics si vous souhaitez scanner le contenu des
dossiers publics.
6 Cliquer sur Rechercher.
Les messages ou fichiers correspondant à vos critères de recherche sont listés en bas de
la fenêtre de recherche.
7 Double-cliquer sur les éléments retrouvés pour en voir le contenu.
8 Cliquer sur Close pour retourner à la consultation de vos archives.
Note: Cette recherche ne trouve pas les éléments dans votre boite aux lettres qui ne sont pas
encore archivés.



Utiliser les fonctionnalités de l’archivage

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Effacer les raccourcis vers les éléments archivés
Les éléments listés sont des pointeurs, ou raccourcis, vers les éléments dans l’archive EAS.
Vous pouvez supprimer les raccourcis vers les éléments archivés*.
Pour effacer un raccourci:
1 Cocher la case correspondant à un raccourci que vous voulez effacer.

2 Cliquer sur Delete.
Les éléments marqués sont enlevés de la liste.
* Cette fonctionnalité peut ne pas être implémentée dan toutes les configurations d’EAS.
Contacter votre administrateur de messagerie pour de plus amples informations.














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Pleasanton, CA 94588 USA
925.598.3000
www.zantaz.com


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