Sertifi for Installation Guide - PDF Document ...

colorfuleggnogSoftware and s/w Development

Feb 17, 2014 (2 years and 8 months ago)


Sertifi for Installation Guide c130214   
Sertifi for Installation Guide  
Sertifi for Installation Guide c130214   
Step by Step Installation Guide
Welcome to Sertifi for 
Getting Started:   In the installation package provided to you by your Sertifi Customer Success manager 
you will find your installation link and API code.  Simply follow the steps below to deploy the Sertifi E‐
Sign Service within   
1. Follow the link provided by Sertifi & Sign into your account 
If you are installing into a sandbox, replace the “”portion of the installation link with
“”. Note that this package is removed from your sandbox organization whenever you
create a new sandbox copy. Certain features will not work in sandbox, please contact your account
representative for more information.
2. Click Continue 
3. Check Yes and then Continue 
Sertifi for Installation Guide c130214   
4. Click Next 
5. If asked to choose your security level.  Select who should have access to the Sertifi Application 
and click Next.  If not asked skip to step 6. 
6. Choose Install 
Sertifi for Installation Guide c130214   
7. The package is now installed.  In order to set it up for use in you must complete 
a few more steps, to start these choose setup 
8. On the left  side of the page choose Develop ‐> Custom Settings, then in the Action column 
choose “Manage” 
9. Choose New 
Sertifi for Installation Guide c130214   
10. Follow the below instructions to complete the new setting, all sections with a red line next to 
them are required.   
 Name ‐ enter “Settings” make sure the “S” is capitalized   
 APICode ‐  enter the API Code that was provided to you in your Sertifi for 
installation package 
 CCs – Set an email address as a carbon copy for all signature requests sent through your 
organization, these people must be in your contact list.  Leave blank if a CC is not 
 Custom Fields – Optional additional fields used to collect more data in the signature box.  
Enter the name of the data you want to collect, for example enter “Title” if you wish to 
always have a field for the signer to enter their title on the signature box.  If you do not 
need any additional information collected leave the fields filled with “placeholder” 
 Default Sign Method – You must choose one of these options to be the default sign type 
when creating requests, this can be changed for individual files.  To choose the default 
enter the word in quotes below that corresponds to your desired sign type. 
o Print,Sign,Fax – “fax” 
o Electronically – “elec” 
o Either Electronically or Print sign and Fax – “both” 
 Document Folder library – Enter the name of the folder in Salesforce that contains the 
library of documents you will use for signature requests  
 Link Object Type – Choose which Salesforce object from which you will run the Sertifi 
o Opportunity 
o Account 
o Lead 
o Custom – Allows the installation to custom objects.  Note:  You will need a 
Salesforce sandbox to add a related list to custom objects. 
 Signing Level Names – the default values are already provided for you, “1st Signer‐1/2nd 
Signer‐2/Carbon Copy‐0” This will assign labels for the different signer levels your 
organization uses.  If you prefer to name them something other than 1
 Signer, 2
signer, & Carbon Copy simply replace those with the label of your choice.   
 1
 & 2
 signers – A contact added here will always be added as a signer to signature 
requests, these people must be in your contact list. 
 AppendFileName – Adds the entered text to all folder names 
 ShowApplySignature – If checked it displays the option for the sender to automatically 
apply their signature to a document when sending. 
 ShowEmailMessageField – If checked a box will be available for a personalized message 
to signers when creating a request. 
Sertifi for Installation Guide c130214   
 ShowHardDriveUpload – If checked the sender can upload documents from their hard 
drive when creating a request. 
 ShowPasswordField – If checked the sender may apply a password to the file 
 ShowRelatedObjectSelect – If checked the sender may add documents from the notes 
and attachments section when creating a request. 
 ShowSFFolderSelect – If checked the sender may add documents from the Document 
Folder library specified above when creating a request. 
 AllowPrefill – Gives the option to add data to fillable PDFs after uploading and before 
 ShowQuoteDocumentSelect – Only used if you have quotes enabled in salesforce and 
want to upload quotes for signatures.  If you wish to use quotes along with Sertifi for 
salesforce you will need a different install link, please contact Sertifi support. 
 MergeUploadedDocuments – Needs to be checked if you are using the Sertifi Merge 
document setting.  This setting combines all uploaded documents in a file into one 
document.  Contact Sertifi support to have this feature turned on. 
 InviteSignerDefault – When checked the first signers are automatically sent emails 
allowing them to sign as soon as the send button is used. 
 ShowInviteSigner – When checked the sender can decide if they want to send the invite 
email when they click the send button or at a later time. 
 SFDataIntegration – When turned on data can be pulled from Salesforce to the signature 
documents and pushed back into salesforce from the signed documents.  Please contact 
Sertifi support to have this feature turned on.  For more information on setting up 
documents for data integration see Appendix D. 
 UseChatter – When checked Sertifi activities will be pushed into the Salesforce Chatter.  
To complete set up see Appendix E. 
Sertifi for Installation Guide c130214   
11. Save the new settings. 
Sertifi for Installation Guide c130214   
If you have chosen to run Sertifi for from a non‐standard (anything other than 
Opportunities, Accounts, or Leads) or custom object please see Appendices B and C before 
continuing with step 12.  Appendix B will also help you create an alternate button for your 
standard objects that can pull information such as the file name and signers email address 
into your signature request. 
12. On the column on the left side of the page choose Customize.  Then select the object in which 
you chose to install Sertifi.  Next choose Page Layouts.  On the resulting page click Edit next to 
Layout you will use with Sertifi.  
13. Choose Buttons and then drag the Sertifi E‐Sign button to the Custom Buttons location. Note:  If 
you are running from a non‐standard object the button may have been added when you created 
Sertifi for Installation Guide c130214   
14. The Sertifi E‐Sign button will look like this when completed successfully 
15. Next choose Related Lists.  Drag Sertifi EContracts to your chosen place in the list below.  Note:  
If you are running from a non‐standard object the list may have been added when you created 
16. Now that EContracts is in the list, choose the wrench (Related list properties) on that section 
Sertifi for Installation Guide c130214   
17.  Expand the Buttons bar 
18. Deselect New and choose OK 
19. Save the page layout 
Sertifi for Installation Guide c130214   
20. Choose Yes 
21. On the left side of the page under Administration Setup choose Security Controls‐>Network 
Access.  On the resulting page choose New. 
22. Enter the IP range:  
Start range --- End range
.  Choose Save. 
23. The installation is now complete; you will see the Sertifi E‐sign button in your chosen Salesforce 
Sertifi for Installation Guide c130214   
24. If you wish to enable real time updates, access the account settings in the administration section 
of your Sertifi web portal.  This will allow Sertifi to push document count, status updates and file 
activates back into 
25. In the “Real Time Updates” section choose Salesforce v2 and enter your Salesforce username 
(Email) & password.  Your organization ID is not required please leave 00 in that field.  If your 
Salesforce email or password changes in the future it will need to be updated here to continue 
working.  To be notified if we are unable to write into your Salesforce enter an email in the 
Failure Notification Email section. 
26. Choose Save account settings on the bottom of the page 
Sertifi for Installation Guide c130214   
Appendix A: Adding the Sertifi Tab to your Page
1. Choose the “+” sign at the end of your tab list 
2. Choose Customize My Tabs 
3. Find “Sertifi EContracts” in the Available Tabs list, highlight it and click the “Add” button 
Sertifi for Installation Guide c130214   
4. Choose save 
Sertifi for Installation Guide c130214   
Appendix B: Creating a custom Sertifi button
Completing these steps will allow you to replace the standard Sertifi Esign button with a custom 
button that will prefill the file name & participant emails.  It will also create a button that can be 
used for non‐standard and custom object installations 
1. On the column on the left
 side of the page choose Customize.  Then select the object in which 
you wish to install the Sertifi application.  Next choose Buttons and Links.  In the custom buttons 
and Links section choose New. 
Sertifi for Installation Guide c130214   
2. Enter the following information to create the custom Send EContract button  
 Enter “Sertifi E‐Sign” in label 
 Enter “Sertifi E‐Sign” in Name 
 For display type choose “Detail Page Button” 
 For Behavior choose “Display in existing window with sidebar” 
 In the text box in the bottom enter: 
Replace {!Opportunity.Id} the ID field for the object you are running from (this can be 
found in the Insert Field drop down). 
3. Now choose what you want to auto‐populate when sending signature requests.   
 To populate the file name add “&filename={!Contract.Name}” to the end of the text 
entered above.  {!Contract.Name} is the field that will be used to name the signature 
request, you can replace that field with any other that is included in the Insert Field drop 
down.  (Note:  The filename is auto populated with the object name as part of our 
default button.) 
 To populate a participant email enter one or all of the following 
o For a first signer add &1stsigner= (enter the email address or the field to pull it 
from.)  A common field to use from the opportunity is 
{!Opportunity.Opportunity_Email__c}, but you can use any field listed in the 
insert field drop down. 
o For a second signer add &2ndsigner= 
o For a Carbon Copy add &CCsigner= 
Sertifi for Installation Guide c130214   
4. When you are done the final string may look something like this: 
5. Save the new button 
6. You can now return to step 12 of the main instructions to add this button to your page layout or 
continue on to Appendix C to create a related list for non‐standard & custom objects. 
Sertifi for Installation Guide c130214   
Appendix C: Creating a Related List for Non‐Standard or Custom Objects
1. Choose set up, Create, Objects 
2. Choose Sertifi EContract 
3. Scroll to Custom Fields & Relationships and choose New. 
Sertifi for Installation Guide c130214   
4. Choose Lookup Relationship, click next 
5. Select your custom objected in the Related To drop down menu, click next 
6. Now choose next on steps 3‐5 and save on step 6 without making any changes. 
Sertifi for Installation Guide c130214   
The following steps will need to be completed in your Salesforce Sandbox org.  Please contact 
Salesforce support if you need a sandbox. 
7. Now we need to create a trigger.  Again go to set up‐> Create‐> Objects‐> Choose Sertifi 
EContract‐>New, in the Triggers section. 
8. Delete the content that is already in the trigger and paste in the following: 
trigger SetCustomObjectLookup on Sertifi2_0__TestContract__c (before update) { 
    for (Sertifi2_0__TestContract__c{  
        if (contract.Sertifi2_0__CustomLinkID__c != null && contract.CUSTOM__c == null) 
            contract.CUSTOM__c = contract.Sertifi2_0__CustomLinkID__c.substring(0,15); 

9. Replace the word CUSTOM (only the all caps words) on lines 3 & 4 with the name of your 
custom object, then save. 
10. Now go to Setup‐>Develop‐>Apex Classes and select New 
Sertifi for Installation Guide c130214   
11. Copy the below lines into the apex class and save. 
private class SertifiInternalUnitTests { 
    static TestMethod void triggerTest() { 
        Opportunity opp = new Opportunity(); 
        opp.Name = 'Test'; 
        opp.StageName = 'Test'; 
        opp.CloseDate = date.newinstance(2012,12,12); 
        Account act = new Account(); 
        act.Name = 'Test'; 
        insert act; 
        opp.Account = act; 
        opp.AccountId = act.Id; 
        insert opp; 
        Task tempTask = new Task(); 
        insert tempTask;  

Sertifi for Installation Guide c130214   
12. Choose Run Test 
13. When the test has passed it will look like this.  If it does not pass please contact Sertifi Support. 
14. Go to Setup‐>Deploy‐>Outbound Change sets, choose New 
Sertifi for Installation Guide c130214   
15. Name it something you will recognize such as Sertifi Change Set and save.  
16. Click on Add in the Change Set Components section. 
17. Choose Apex Trigger in the Component Type drop down, select SetCustomObjectLookup, click 
Add To Change Set.  
Sertifi for Installation Guide c130214   
18. Choose Add in the Change Set Components section again.  This time choose Apex Class as the 
Component Type, select SertifiInternalUnitTests, then Add To Change Set.  
19. Choose Upload 
20. Choose your target organization and click upload 
Sertifi for Installation Guide c130214   
21. When the upload is complete log back into your production account.  Go to Setup ‐> Deploy ‐> 
Inbound Change Sets‐>select the change set created in your sandbox.  
22. Choose Deploy 
23. Once deployed you can return to step 12 of the main instructions to add the button you created 
in appendix B or step 15 if you only need to add the related list you just created in Appendix C.  
Sertifi for Installation Guide c130214   
Appendix D: Sertifi Data Integration
This section will help you set up fillable PDF documents so they are able to pull data from Salesforce into 
your signature documents and push data from signed documents back into salesforce. 
1. Contact and let them know you wish to use Data Integration in 
2. Make sure SFDataIntegration is checked in the Sertifi application settings, for more information 
see step 10 in the installation guide. 
3. Find the field names for the data you want to use in Salesforce.  Go to Setup ‐> Customize ‐> 
Opportunities (or the object you are using) ‐> Fields.  For standard fields you will use the Field 
name column, for Custom Fields use the API name column.  These names will be needed for 
naming the fields in your PDF.  
Sertifi for Installation Guide c130214   
4. Create a fillable PDF and follow the below naming convention for the fields that you want to 
edit.  If you need help with editing a PDF reference the Sertifi Intelligent Tag documentation or 
contact Sertifi Support. 
Determine which prefix to use: 
a. For Pulling data from Salesforce into your signature document the field name will always 
start with SFPULL_ 
b. For pushing data from your signed documents back into Salesforce the field name will 
always start with SFPUSH_ 
c. To both pull and push data start the field name with SFPULLPUSH_ 
After the prefix add the object name you are sending from followed by the field name, 
separated by a period.  If you are running from Opportunities and want to prefill the 
Opportunity name in your signature document the field name would be 
5. You can also push & pull data from a related object.  The object must be related to the object 
you are running Sertifi from.  The format for these fields is 
PREFIX_ObjectName.RelatedObjectName.FieldName.  If you are Prefilling the Phone field stored 
in a related account you would use SFPULL_Opportunity.Account.Phone    
Sertifi for Installation Guide c130214   
Appendix E: Chatter
This section will help you add Sertifi events to your Salesforce Chatter feed.  Sertifi will push Signed 
document & Deal.Stream events into the related objects Chatter feed. 
1. Make sure UseChatter is checked in the Sertifi application settings, for more information see 
step 10 in the installation guide. 
2. Go to Setup ‐> Customize ‐> Chatter ‐> Feed Tracking ‐> Select the object in which you have 
installed the Sertifi Application.  Check Enable Feed Tracking and save.  
3. Sertifi events will now display in your Salesforce Chatter feed.