la dématérialisation a permis l’optimisation de la ...

powersmoneyΛογισμικό & κατασκευή λογ/κού

14 Ιουλ 2012 (πριν από 5 χρόνια και 1 μήνα)

637 εμφανίσεις

A l’ANFA, la dématérialisation a permis
l’optimisation de la collecte des taxes
de la formation professionnelle.
L’ANFA, Association Nationale pour la Formation
Automobile et Organisme Paritaire Collecteur
Agréé (OPCA), rassemble les moyens financiers et
techniques pour répondre aux besoins en formation
des entreprises et de la population professionnelle
de la Branche des Services de l’Automobile.
Chiffres clés :
- 90 000 assujettis
- Plus de 400 000 documents/an
Ils nous ont fait confiance
Objectif
Réduire le temps de traitement de la collecte annuelle et la rapididité
d’encaissement et traiter avec réactivité l’ensemble des relances,
réclamations et litiges avec ses entreprises.
Solution réalisée par Acxio
Solution de dématérialisation des documents construite sur un logiciel de
reconnaissance des documents et de capture des informations.
Principales fonctionnalités
- Atelier de numérisation
- Gestion Electronique de Documents
- Portail métier
Architecture Partenaires
- Alfresco – GED
- AGIA – Injecteur AGIA
- Kofax – Lecture Auto Données
- Java swing
- Java Framework Struts
- PostgreSQL
Bénéfices client
- Gain financier dû à l’automatisation des tâches
- Augmentation de la productivité : temps de collecte réduit de cinq à deux
mois
- Amélioration de la qualité des données
- Meilleure qualité et rapidité des services dans la prise en charge, la
gestion des dossiers, l’envoi des attestations de versement...
Isabelle MAIMBOURG,
Chef de Département, ANFA
Le défi du projet Gedco
était d’optimiser le temps
de traitement de la collecte
annuelle de la taxe de
formation professionnelle.
Ce projet de
dématérialisation a
également été profitable
pour notre organisation :
diminution considérable
du temps de collecte et du
nombre de collaborateurs
mobilisés sur cette période,
meilleure adaptabilité aux
évolutions règlementaires …
Enterprise Content Management
Une réduction des coûts et une hausse de la
productivité au service d’une collecte plus
efficiente. La solution souhaitée par l’ANFA
devait lui permettre de réduire le temps de
traitement de la collecte et de gérer avec
réactivité les relances, réclamations et litiges.
Pour atteindre ces objectifs, le projet
devait offrir deux solutions : la première
permettant le traitement des courriers,
la seconde permettant le stockage et la
recherche rapide des documents. Pour
une meilleure efficacité, la solution devait
s’appuyer sur les différents outils de
référence : ERP, Extranet.
Afin de faciliter son installation et son
utilisation au sein de l’entreprise, la nouvelle
solution devait nécessairement s’inscrire
dans la continuité de l’organisation existante.
Ainsi, l’autonomie des équipes autour des
outils installés était respectée.
Une solution de dématérialisation
des documents conçue sur quatre lots
interdépendants. La solution mise en œuvre
par ACXIO a été construite sur un logiciel
permettant la reconnaissance des documents
et d’en capturer les informations. Associée
à des scanners et à une GED, la solution
permet d’obtenir de nouvelles fonctions
de transformation des documents, de
recherches et de stockage.
La solution développée par ACXIO s’articule
autour de quatre lots.
Un Atelier de Numérisation utilisé
pour transformer le document papier
en image électronique de type PDF. Il
s’appuie sur des scanners et un logiciel de
reconnaissance de caractères, de capture
des informations et d’indexation.
Une Gestion Electronique de Documents
qui assure le stockage, la diffusion et
l’archivage des documents de la collecte.
Un portail métier, simple et efficace pour
les utilisateurs, destiné au traitement des
documents suite à leur numérisation et
indexation.
Des interfaces avec les applications
connexes permettant de récupérer les
éléments essentiels au contrôle métier
des informations issues de la collecte.
Une solution qui évolue au fil des collectes.
ACXIO a développé le projet pour l’ANFA en
quatre phases correspondant à quatre années
successives de collecte. Chaque collecte a
été effectuée avec une nouvelle version de
l’application, améliorée et ouverte à plus de
fonctionnalités et documents.
Une base de données entreprise a également
été refondue et portée dans la même
technologie que l’application (passage d’un
AS400 à une application Web) lors de la
seconde phase de réalisation du projet.
ACXIO - Siège social : 202 Quai de Clichy, 92110 CLICHY
Tél : +33(0)1.47.30.78.50 - Fax : +33(0)1.47.30.78.58 - Courriel : office@acxio.fr
Centre R&D : Campus de l’Artisanat et des Métiers, Bat N°6, 16 A Rue du Tertre de la Motte, 22440 PLOUFRAGAN
www.acxio.fr
Le projet de départ impliquait d’optimiser le traitement des documents de collecte. Aujourd’hui, il comprend des possibilités
de recherche et consultation pour les sites distants, un module automatisé de génération de courriers sortants… Ce projet s’est
déroulé en plusieurs étapes pour proposer rapidement une solution complète et fonctionnelle et prendre en compte les évolutions
des besoins métier et de l’organisation.
Chaque année, l’ANFA gère une collecte de la taxe de formation professionnelle auprès de 90 000 assujettis, soit un volume de plus de 200 000
documents (formulaires, pages de courrier, TIP, chèques…). Réalisée manuellement il y a encore quelques années, cette collecte qui se déroulait
de février à juin rencontrait des difficultés de classement et de recherche des documents.
En 2006, l’OPCA a alors souhaité automatiser le processus de la collecte qui se décline en trois phases opérationnelles :
1. envoi et réception des bordereaux de déclarations de taxe professionnelle
2. envoi, réception des bordereaux de paiement et encaissement des cotisations
3. envoi d’une attestation de paiement.
Laurent PRAD, Chef de Projet, ACXIO
Tri manuel des
documents
entrants par
types
Numérisation Vidéo
codage
Détection et
reconnaissance
automatique selon le
type de document
numérisé
Injection
automatique
GED
Documents
Numérisés
et Méta Données
Validation
Impression des
courriers sortants :
bordereaux et TIP
Envoi automatique aux
services concernés pour
traitement
KOFAX AGIA ALFRESCO PORTAIL METIER
1
2
3
4
WEBCO / GEDCO
Alfresco